en/source/03_tools.rst

   1 .. include:: images.rst\r
   2 \r
   3 Tools\r
   4 =====\r
   5 \r
   6 Tools in Koha all perform some sort of action. Often many of the items\r
   7 listed under Tools in Koha are referred to as 'Reports' in other library\r
   8 management systems.\r
   9 \r
  10 -  *Get there:* More > Tools\r
  11 \r
  12 `Patrons and Circulation <#patrontools>`__\r
  13 ------------------------------------------\r
  14 \r
  15 `Patron lists <#patronlists>`__\r
  16 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
  17 \r
  18 -  *Get there:* More > Tools > Patrons and Circulation > Patron lists\r
  19 \r
  20 Patron lists are a way to store a group of patrons for easy modification\r
  21 via the `batch patron modification tool <#batchpatronmod>`__ or\r
  22 reporting.\r
  23 \r
  24 Patron lists\r
  25 |image245|\r
  26 \r
  27 To create a new list of patrons click the 'New patron list' button\r
  28 \r
  29 New patron list\r
  30 |image246|\r
  31 \r
  32 Enter a list name and save the list.\r
  33 \r
  34 Empty patron list\r
  35 |image247|\r
  36 \r
  37 Each list has an 'Actions' menu with more list options.Patron list\r
  38 actions\r
  39 \r
  40 To add patrons to the list click the 'Add patrons' link in the 'Actions'\r
  41 menu.\r
  42 \r
  43 Add patron to a list\r
  44 |image248|\r
  45 \r
  46 Enter the patron's name or cardnumber in the search box and click on the\r
  47 right result to add the patron.\r
  48 \r
  49 Patrons to add\r
  50 |image249|\r
  51 \r
  52 Once you have all of the patrons you would like to add you can click the\r
  53 'Add patrons' button to save them to the list.\r
  54 \r
  55 List of patrons\r
  56 |image250|\r
  57 \r
  58 `Comments <#comments>`__\r
  59 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
  60 \r
  61 -  *Get there:* More > Tools > Patrons and Circulation > Comments\r
  62 \r
  63 All comments added by patrons via the OPAC to bibliographic records\r
  64 require moderation by the librarians. If there are comments awaiting\r
  65 moderation they will be listed on the main page of the staff client\r
  66 below the module list:\r
  67 \r
  68 Comments pending approval\r
  69 |image251|\r
  70 \r
  71 and next to the Comments tool on the Tools ModuleComment count on Tools\r
  72 \r
  73 To moderate comments click on the notification on the main dashboard or\r
  74 go directly to the Comments Tool and click 'Approve' or 'Delete' to the\r
  75 right of the comments awaiting moderation.\r
  76 \r
  77 Comment awaiting moderation\r
  78 |image252|\r
  79 \r
  80 If there are no comments to moderate you will see a message saying just\r
  81 that\r
  82 \r
  83 No comments to moderate\r
  84 |image253|\r
  85 \r
  86 You can also review and unapprove comments you have approved in the past\r
  87 by choosing the 'Approved comments' tab\r
  88 \r
  89 Approved comments\r
  90 |image254|\r
  91 \r
  92 `Patron Import <#patronimport>`__\r
  93 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
  94 \r
  95 -  *Get there:* More > Tools > Patrons and Circulation > Import Patrons\r
  96 \r
  97 The patron import tool can be used at any time to add patrons in bulk.\r
  98 It is commonly used in universities and schools when a new batch of\r
  99 students registers.\r
 100 \r
 101 `Creating Patron File <#createpatronfile>`__\r
 102 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
 103 \r
 104 Your Koha installation comes with a blank CSV file that you can use as a\r
 105 template for your patron records. If you would like to create the file\r
 106 yourself, make sure that your file has the following fields in this\r
 107 order as the header row:\r
 108 \r
 109 cardnumber, surname, firstname, title, othernames, initials,\r
 110 streetnumber, streettype, address, address2, city, state, zipcode,\r
 111 country, email, phone, mobile, fax, emailpro, phonepro, B\_streetnumber,\r
 112 B\_streettype, B\_address, B\_address2, B\_city, B\_state, B\_zipcode,\r
 113 B\_country, B\_email, B\_phone, dateofbirth, branchcode, categorycode,\r
 114 dateenrolled, dateexpiry, gonenoaddress, lost, debarred,\r
 115 debarredcomment, contactname, contactfirstname, contacttitle,\r
 116 guarantorid, borrowernotes, relationship, ethnicity, ethnotes, sex,\r
 117 password, flags, userid, opacnote, contactnote, sort1, sort2,\r
 118 altcontactfirstname, altcontactsurname, altcontactaddress1,\r
 119 altcontactaddress2, altcontactaddress3, altcontactstate,\r
 120 altcontactzipcode, altcontactcountry, altcontactphone, smsalertnumber,\r
 121 privacy, patron\_attributes\r
 122 \r
 123     **Important**\r
 124 \r
 125     The 'password' should be stored in plaintext, and will be converted\r
 126     to a Bcrypt hash.\r
 127 \r
 128     If your passwords are already encrypted, talk to your systems\r
 129     administrator about options\r
 130 \r
 131     **Important**\r
 132 \r
 133     Date formats should match your `system preference <#dateformat>`__,\r
 134     and must be zero-padded, e.g. '01/02/2008'.\r
 135 \r
 136     **Important**\r
 137 \r
 138     The fields 'branchcode', 'categorycode' and all fields you have\r
 139     defined in the `BorrowerMandatoryField <#BorrowerMandatoryField>`__\r
 140     preference are required and must match valid entries in your\r
 141     database.\r
 142 \r
 143     **Note**\r
 144 \r
 145     If loading `patron attributes <#patronattributetypes>`__, the\r
 146     'patron\_attributes' field should contain a comma-separated list of\r
 147     attribute types and values.\r
 148 \r
 149     -  The attribute type code and a colon should precede each value.\r
 150 \r
 151        -  For example: "INSTID:12345,BASEBALL:Cubs"\r
 152 \r
 153        -  This field must be wrapped in quotes if multiple values are\r
 154           defined.\r
 155 \r
 156        -  Since values can contain spaces, additional doubled-quotes may\r
 157           be required:\r
 158 \r
 159           -  "INSTID:12345,BASEBALL:Cubs,""BASEBALL:White Sox"""\r
 160 \r
 161        -  When replacing a patron record, any attributes specified in\r
 162           the input file replace all of the attribute values of any type\r
 163           that were previously assigned to the patron record.\r
 164 \r
 165 `Importing Patrons <#importpatrons>`__\r
 166 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
 167 \r
 168 Once you have created your file, you can use the Patron Import Tool to\r
 169 bring the data into Koha.\r
 170 \r
 171 -  Choose your CSV file\r
 172 \r
 173    Import Patron Form\r
 174    |image255|\r
 175 \r
 176 -  Choose to match on 'Cardnumber' or 'Username' to prevent adding of\r
 177    duplicate card numbers to the system\r
 178 \r
 179    Patron match options\r
 180    |image256|\r
 181 \r
 182 -  Next you can choose default values to apply to all patrons you are\r
 183    importing\r
 184 \r
 185    -  ex. If you're importing patrons specific to one branch you can use\r
 186       the field on the Import form to apply the branch code to all those\r
 187       you are importing.\r
 188 \r
 189 -  Finally you need to decide on what data you want to replace if there\r
 190    are duplicates.\r
 191 \r
 192    If match found\r
 193    |image257|\r
 194 \r
 195    -  A matching record is found using the field you chose for matching\r
 196       criteria to prevent duplication\r
 197 \r
 198    -  If you included patron attributes in your file you can decide\r
 199       whether to add your values to existing values or erase existing\r
 200       values and enter only your new values.\r
 201 \r
 202 `Notices & Slips <#notices>`__\r
 203 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
 204 \r
 205 -  *Get there:* More > Tools > Patrons and Circulation > Notices & Slips\r
 206 \r
 207 All notices and circulation receipts (or slips) generated by Koha can be\r
 208 customized using the Notices & Slips Tool. The system comes with several\r
 209 predefined templates that will appear when you first visit this tool.\r
 210 \r
 211 Notices & Slips Tool\r
 212 |image258|\r
 213 \r
 214 Each notice can be edited, but only a few can be deleted, this is to\r
 215 prevent system errors should a message try to send without a template.\r
 216 Each notice and slip can be edited on a per library basis, by default\r
 217 you will see the notices for all libraries.\r
 218 \r
 219 If you have a style you'd like applied to all slips you can point the\r
 220 `SlipCSS <#SlipCSS>`__ preference to a stylesheet. The same is true for\r
 221 notices, using the `NoticeCSS <#NoticeCSS>`__ preference to define a\r
 222 stylesheet.\r
 223 \r
 224 You will also want to review the `Notices & Slips Field\r
 225 Guide <#noticesfieldguide>`__ for more information on formatting these\r
 226 notices.\r
 227 \r
 228 `Adding Notices & Slips <#addnotices>`__\r
 229 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
 230 \r
 231 To add a new notice or slip\r
 232 \r
 233 -  Click 'New Notice'\r
 234 \r
 235    New Notice Form\r
 236    |image259|\r
 237 \r
 238 -  Choose which library this notice or slip is for\r
 239 \r
 240    -  **Important**\r
 241 \r
 242           Not all notices can be branch specific for more information\r
 243           review the `Notices & Slips Field\r
 244           Guide <#noticesfieldguide>`__ in this manual.\r
 245 \r
 246 -  Choose the module this notice is related to\r
 247 \r
 248 -  The Code is limited to 20 characters\r
 249 \r
 250    -  **Important**\r
 251 \r
 252           When working with the overdue notices you want each notice at\r
 253           each branch to have a unique code. Think about using the\r
 254           branch code in front of the notice code for each branch.\r
 255 \r
 256 -  Use the name field to expand on your Code\r
 257 \r
 258    -  **Note**\r
 259 \r
 260           With overdue notices, be sure to put your branch name in the\r
 261           description as well so that it will be visible when setting up\r
 262           your `triggers <#noticetriggers>`__.\r
 263 \r
 264 -  Next you can customize the notice for every possible delivery method\r
 265 \r
 266    -  Every notice should have an Email template set for itNew Email\r
 267       notice\r
 268 \r
 269    -  If you're using the\r
 270       `TalkingTechItivaPhoneNotification <#TalkingTechItivaPhoneNotification>`__\r
 271       service you can set up a Phone notificationNew Phone notice\r
 272 \r
 273    -  If you plan on printing this notice you can set the Print template\r
 274       nextNew Print notice\r
 275 \r
 276    -  If you have enabled SMS notices with the\r
 277       `SMSSendDriver <#SMSSendDriver>`__ preference you can set the text\r
 278       for your SMS notices nextNew SMS notice\r
 279 \r
 280 -  Each notice offers you the same options\r
 281 \r
 282    -  If you plan on writing the notice or slip in HTML check the 'HTML\r
 283       Message' box, otherwise the content will be generated as plain\r
 284       text\r
 285 \r
 286    -  Message Subject is what will appear in the subject line of the\r
 287       email\r
 288 \r
 289    -  In the message body feel free to type whatever message you feel is\r
 290       best, use the fields on the left hand side to enter individualized\r
 291       data from the from database.\r
 292 \r
 293       -  **Note**\r
 294 \r
 295              Review the `Notices & Slip Field\r
 296              Guide <#noticesfieldguide>`__ for info on what fields can\r
 297              be used here.\r
 298 \r
 299       -  **Important**\r
 300 \r
 301              Overdue notices can use <<items.content>> tags by\r
 302              themselves, or use <item></item> to span all of the tags.\r
 303              Learn more about the `Overdue Notice\r
 304              Markup <#noticemarkup>`__\r
 305 \r
 306              -  On overdue notices make sure to use <<items.content>>\r
 307                 tags to print out the data related to all items that are\r
 308                 overdue.\r
 309 \r
 310              -  The other option, only for overdue notices, is to use\r
 311                 the <item></item> tags to span the line so that it will\r
 312                 print out multiple lines One example for the\r
 313                 <item></item> tag option is:\r
 314 \r
 315                 <item>"<<biblio.title>>" by <<biblio.author>>,\r
 316                 <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> ,\r
 317                 Checkout date: <<issues.issuedate>>, Due date:\r
 318                 <<issues.date\_due>> Fine: <<items.fine>> Due date:\r
 319                 <<issues.date\_due>> </item>\r
 320 \r
 321       -  **Important**\r
 322 \r
 323              Only the overdue notices take advantage of the\r
 324              <item></item> tags, all other notices referencing items\r
 325              need to use <<items.content>>\r
 326 \r
 327       -  **Note**\r
 328 \r
 329              To add today's date you can use the <<today>> syntax\r
 330 \r
 331       -  **Note**\r
 332 \r
 333              If you don't want to print the patron's full name on your\r
 334              slips or notice you can enter data in the Other name or\r
 335              Initials field for each patron and use that value instead.\r
 336 \r
 337 `Overdue Notice Markup <#noticemarkup>`__\r
 338 '''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''\r
 339 \r
 340 When creating your overdue notices there are two tags in addition to the\r
 341 various database fields that you can use in your notices. You will also\r
 342 want to review the `Notices & Slips Field Guide <#noticesfieldguide>`__\r
 343 for information on formatting item information in these notices.\r
 344 \r
 345     **Important**\r
 346 \r
 347     These new tags only work on the overdue notices, not other\r
 348     circulation related notices at this time.\r
 349 \r
 350 These tags are <item> and </item> which should enclose all fields from\r
 351 the biblio, biblioitems, and items tables.\r
 352 \r
 353 An example of using these tags in a notice template might be like:\r
 354 \r
 355 ::\r
 356 \r
 357        The following item(s) is/are currently overdue:\r
 358 \r
 359        <item>"<<biblio.title>>" by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> Fine: <<items.fine>></item>\r
 360 \r
 361 Which, assuming two items were overdue, would result in a notice like:\r
 362 \r
 363 ::\r
 364 \r
 365        The following item(s) is/are currently overdue:\r
 366 \r
 367        "A Short History of Western Civilization" by Harrison, John B, 909.09821 H2451, Barcode: 08030003 Fine: 3.50\r
 368        "History of Western Civilization" by Hayes, Carlton Joseph Huntley, 909.09821 H3261 v.1, Barcode: 08030004 Fine: 3.50\r
 369 \r
 370 `Existing Notices & Slips <#existingnotices>`__\r
 371 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
 372 \r
 373 Among the default notices are notices for several common actions within\r
 374 Koha. All of these notices can be customized by altering their text via\r
 375 the Notices & Slips tool and their style using the\r
 376 `NoticeCSS <#NoticeCSS>`__ preference to define a stylesheet. You will\r
 377 also want to review the `Notices & Slips Field\r
 378 Guide <#noticesfieldguide>`__ for information on formatting item\r
 379 information in these notices. Here are some of what those notices do:\r
 380 \r
 381 -  ACCTDETAILS\r
 382 \r
 383    -  Sent to patrons when their account is set up if the\r
 384       `AutoEmailOPACUser <#AutoEmailOPACUser>`__ preference is set to\r
 385       'Send'\r
 386 \r
 387 -  ACQCLAIM (Acquisition Claim)\r
 388 \r
 389    -  Used in the claim acquisition module\r
 390 \r
 391    -  *Get there:* More > Acquisitions > Late issues\r
 392 \r
 393 -  CHECKIN\r
 394 \r
 395    -  This notice is sent as the 'Check in' notice for all items that\r
 396       are checked in\r
 397 \r
 398    -  This notice is used if two criteria are met:\r
 399 \r
 400       1. The\r
 401          `EnhancedMessagingPreferences <#EnhancedMessagingPreferences>`__\r
 402          is set to 'Allow'\r
 403 \r
 404       2. The patron has requested to receive this notice\r
 405 \r
 406          -  *Get there:*\ OPAC > Login > my messaging\r
 407 \r
 408          -  *Get there:*\ Staff Client > Patron Record >\r
 409             `Notices <#patnotices>`__\r
 410 \r
 411 -  CHECKOUT\r
 412 \r
 413    -  This notice is sent as the 'Check out' notice for all items that\r
 414       are checked out\r
 415 \r
 416    -  This notice is used if two criteria are met:\r
 417 \r
 418       1. The\r
 419          `EnhancedMessagingPreferences <#EnhancedMessagingPreferences>`__\r
 420          is set to 'Allow'\r
 421 \r
 422       2. The patron has requested to receive this notice\r
 423 \r
 424          -  *Get there:*\ OPAC > Login > my messaging\r
 425 \r
 426          -  *Get there:*\ Staff Client > Patron Record >\r
 427             `Notices <#patnotices>`__\r
 428 \r
 429 -  DUE\r
 430 \r
 431    -  This notice is sent as the 'Item due' for an item is due\r
 432 \r
 433    -  This notice is used if two criteria are met:\r
 434 \r
 435       1. The\r
 436          `EnhancedMessagingPreferences <#EnhancedMessagingPreferences>`__\r
 437          is set to 'Allow'\r
 438 \r
 439       2. The patron has requested to receive this notice\r
 440 \r
 441          -  *Get there:*\ OPAC > Login > my messaging\r
 442 \r
 443          -  *Get there:*\ Staff Client > Patron Record >\r
 444             `Notices <#patnotices>`__\r
 445 \r
 446 -  DUEDGST\r
 447 \r
 448    -  This notice is sent as the 'Item due' for all items that are due\r
 449 \r
 450    -  This notice is used if two criteria are met:\r
 451 \r
 452       1. The\r
 453          `EnhancedMessagingPreferences <#EnhancedMessagingPreferences>`__\r
 454          is set to 'Allow'\r
 455 \r
 456       2. The patron has requested to receive this notice as a digest\r
 457 \r
 458          -  *Get there:*\ OPAC > Login > my messaging\r
 459 \r
 460          -  *Get there:*\ Staff Client > Patron Record >\r
 461             `Notices <#patnotices>`__\r
 462 \r
 463 -  HOLD (Hold Available for Pickup)\r
 464 \r
 465    -  This notice is used if two criteria are met:\r
 466 \r
 467       1. The\r
 468          `EnhancedMessagingPreferences <#EnhancedMessagingPreferences>`__\r
 469          is set to 'Allow'\r
 470 \r
 471       2. The patron has requested to receive this notice\r
 472 \r
 473          -  *Get there:*\ OPAC > Login > my messaging\r
 474 \r
 475          -  *Get there:*\ Staff Client > Patron Record >\r
 476             `Notices <#patnotices>`__\r
 477 \r
 478    -  When this notice references the branches table it is referring to\r
 479       the pickup branch information.\r
 480 \r
 481 -  HOLDPLACED (a notice to the library staff that a hold has been\r
 482    placed)\r
 483 \r
 484    -  This notice requires the\r
 485       `emailLibrarianWhenHoldIsPlaced <#emailLibrarianWhenHoldIsPlaced>`__\r
 486       system preference to be set to 'Enable'\r
 487 \r
 488    -  When this notice references the branches table it is referring to\r
 489       the pickup branch information.\r
 490 \r
 491 -  MEMBERSHIP\_EXPIRY\r
 492 \r
 493    -  This notice can be sent to patrons to warn them that their cards\r
 494       are expiring soon.\r
 495 \r
 496    -  Requires that you have the\r
 497       `MembershipExpiryDaysNotice <#MembershipExpiryDaysNotice>`__ set\r
 498       and the `related cron job <#patronexpirycron>`__ set.\r
 499 \r
 500 -  ODUE (Overdue Notice)\r
 501 \r
 502    -  This notice is used to send Overdue Notices to Patrons\r
 503 \r
 504    -  See a `Sample Overdue Notice <#samplenotice>`__\r
 505 \r
 506    -  Requires that you set `Overdue Notice/Status\r
 507       Triggers <#noticetriggers>`__\r
 508 \r
 509 -  PREDUE\r
 510 \r
 511    -  This notice is sent as the 'Advanced notice' for an item is due\r
 512 \r
 513    -  This notice is used if two criteria are met:\r
 514 \r
 515       1. The\r
 516          `EnhancedMessagingPreferences <#EnhancedMessagingPreferences>`__\r
 517          is set to 'Allow'\r
 518 \r
 519       2. The patron has requested to receive this notice\r
 520 \r
 521          -  *Get there:*\ OPAC > Login > my messaging\r
 522 \r
 523          -  *Get there:*\ Staff Client > Patron Record >\r
 524             `Notices <#patnotices>`__\r
 525 \r
 526 -  PREDUEDGST\r
 527 \r
 528    -  This notice is sent as the 'Advanced notice' for all items that\r
 529       are due\r
 530 \r
 531    -  This notice is used if two criteria are met:\r
 532 \r
 533       1. The\r
 534          `EnhancedMessagingPreferences <#EnhancedMessagingPreferences>`__\r
 535          is set to 'Allow'\r
 536 \r
 537       2. The patron has requested to receive this notice as a digest\r
 538 \r
 539          -  *Get there:*\ OPAC > Login > my messaging\r
 540 \r
 541          -  *Get there:*\ Staff Client > Patron Record >\r
 542             `Notices <#patnotices>`__\r
 543 \r
 544 -  RENEWAL\r
 545 \r
 546    -  This notice is sent as the 'Check out' notice for all items that\r
 547       are renewed\r
 548 \r
 549    -  This notice is used if three criteria are met:\r
 550 \r
 551       1. The\r
 552          `EnhancedMessagingPreferences <#EnhancedMessagingPreferences>`__\r
 553          is set to 'Allow'\r
 554 \r
 555       2. The `RenewalSendNotice <#RenewalSendNotice>`__ preference is\r
 556          set to 'Send'\r
 557 \r
 558       3. The patron has requested to receive the checkout notice\r
 559 \r
 560          -  *Get there:*\ OPAC > Login > my messaging\r
 561 \r
 562          -  *Get there:*\ Staff Client > Patron Record >\r
 563             `Notices <#patnotices>`__\r
 564 \r
 565 -  RLIST (Routing List)\r
 566 \r
 567    -  Used in the serials module to notify patrons/staff of new issues\r
 568       of a serial\r
 569 \r
 570       -  *Get there:* More > Serials > `New\r
 571          Subscription <#newsubscription>`__\r
 572 \r
 573    -  You have the option to select the 'Routing List' notice when\r
 574       creating a new subscription (Choose from the 'Patron notification'\r
 575       drop down).\r
 576 \r
 577    -  **Note**\r
 578 \r
 579           Notice also that if you'd like to notify patrons of new serial\r
 580           issues, you can click on 'define a notice' which will take you\r
 581           to the 'Notices' tool\r
 582 \r
 583 -  SHARE\_ACCEPT\r
 584 \r
 585    -  Used to notify a patron when another patron has accepted their\r
 586       shared list.\r
 587 \r
 588    -  Requires that you set\r
 589       `OpacAllowSharingPrivateLists <#OpacAllowSharingPrivateLists>`__\r
 590       to 'Allow'\r
 591 \r
 592 -  SHARE\_INVITE\r
 593 \r
 594    -  Used to notify a patron that another patron would like to share a\r
 595       list with them.\r
 596 \r
 597    -  Requires that you set\r
 598       `OpacAllowSharingPrivateLists <#OpacAllowSharingPrivateLists>`__\r
 599       to 'Allow'\r
 600 \r
 601 -  TO\_PROCESS\r
 602 \r
 603    -  Used to notify a staff member if a purchase suggestion has been\r
 604       moved to the fund they manage\r
 605 \r
 606    -  Requires the\r
 607       `notice\_unprocessed\_suggestions <#emailsuggestfund>`__ cron job\r
 608 \r
 609 There are also a set of predefined slips (or receipts) listed on this\r
 610 page. All of these slips can be customized by altering their text via\r
 611 the Notices & Slips tool and their style using the\r
 612 `SlipCSS <#SlipCSS>`__ preference to define a stylesheet. Here is what\r
 613 those slips are used for:\r
 614 \r
 615 -  ISSUEQSLIP\r
 616 \r
 617    -  Used to print the quick slip in circulation\r
 618 \r
 619    -  The quick slip only includes items that were checked out today\r
 620 \r
 621 -  ISSUESLIP\r
 622 \r
 623    -  Used to print a full slip in circulation\r
 624 \r
 625    -  The slip or receipt will show items checked out today as well as\r
 626       items that are still checked out\r
 627 \r
 628 -  HOLD\_SLIP\r
 629 \r
 630    -  Used to print a holds slip\r
 631 \r
 632    -  The holds slip is generated when a hold is confirmed\r
 633 \r
 634 -  TRANSFERSLIP\r
 635 \r
 636    -  Used to print a transfer slip\r
 637 \r
 638    -  The transfer slip is printed when you confirm a transfer from one\r
 639       branch to another in your system\r
 640 \r
 641 `Overdue Notice/Status Triggers <#noticetriggers>`__\r
 642 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
 643 \r
 644 -  *Get there:* More > Tools > Patrons and Circulation > Overdue\r
 645    Notice/Status Triggers\r
 646 \r
 647 In order to send the overdue notices that you defined using the\r
 648 `Notices <#notices>`__ tool, you need to first set the triggers to have\r
 649 these messages.\r
 650 \r
 651     **Important**\r
 652 \r
 653     In order to have overdue notices sent to your patrons, you need to\r
 654     `set that patron category <#addingpatroncat>`__ to require overdue\r
 655     notices.\r
 656 \r
 657     **Important**\r
 658 \r
 659     Depending on the value of your\r
 660     `OverdueNoticeCalendar <#OverdueNoticeCalendar>`__ preference the\r
 661     delay may or may not include days the library is closed based on the\r
 662     `holiday calendar <#calholidays>`__.\r
 663 \r
 664 The Overdue Notice/Status Triggers tool gives the librarian the power to\r
 665 send up to three notices to each patron type notifying them of overdue\r
 666 items\r
 667 \r
 668 Overdue Notice/Status Triggers Tool\r
 669 |image260|\r
 670 \r
 671 -  Delay is the number of days after an issue is due before an action is\r
 672    triggered.\r
 673 \r
 674    -  **Important**\r
 675 \r
 676           If you want Koha to trigger an action (send a letter or\r
 677           restrict member), a delay value is required.\r
 678 \r
 679 -  To send additional notices, click on the tabs for 'Second' and\r
 680    'Third' notice\r
 681 \r
 682 -  If you would like to prevent a patron from checking items out because\r
 683    of their overdue items, check the 'Restrict' box, this will put a\r
 684    notice on the patron's record at checkout informing the librarian\r
 685    that the patron cannot check out due to overdue items.\r
 686 \r
 687    -  If you choose to restrict a patron in this way you can also have\r
 688       Koha automatically remove that restriction with the\r
 689       `AutoRemoveOverduesRestrictions <#AutoRemoveOverduesRestrictions>`__\r
 690       preference.\r
 691 \r
 692 -  Next you can choose the delivery method for the overdue notice. You\r
 693    can choose from Email, Phone (if you are using the `iTiva Talking\r
 694    Tech service <#TalkingTechItivaPhoneNotification>`__), Print and SMS\r
 695    (if you have set your `SMSSendDriver <#SMSSendDriver>`__).\r
 696 \r
 697    -  **Note**\r
 698 \r
 699           The Feed option is not yet a feature in Koha, it is there for\r
 700           future development.\r
 701 \r
 702 -  See a `Sample Overdue Notice <#samplenotice>`__\r
 703 \r
 704 `Patron Card Creator <#patroncardcreator>`__\r
 705 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
 706 \r
 707 -  *Get there:* More > Tools > Patron Card Creator\r
 708 \r
 709 The Patron Card Creator allow you to use layouts and templates which you\r
 710 design to print your custom patron cards on your printer. Here are some\r
 711 of the features of the Patron Card Creator module:\r
 712 \r
 713 -  Customize patron card layouts with text retrieved from the Koha\r
 714    patron data\r
 715 \r
 716 -  Design custom card templates for printed patron cards (to match the\r
 717    label sheets)\r
 718 \r
 719 -  Build and manage batches of patron cards to print\r
 720 \r
 721 -  Export (as PDF) single or multiple batches to print\r
 722 \r
 723 -  Export (as PDF) single or multiple patron cards from within a batch\r
 724 \r
 725 `Layouts <#cardlayouts>`__\r
 726 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
 727 \r
 728 -  *Get there:* More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Layouts\r
 729 \r
 730 A layout defines the text and images that will be printed on to the card\r
 731 and where it will appear.\r
 732 \r
 733     **Note**\r
 734 \r
 735     Up to three lines of text, the patron's number in barcode\r
 736     representation and up to two images can be printed on to the card.\r
 737 \r
 738 `Add a Layout <#addcardlayout>`__\r
 739 '''''''''''''''''''''''''''''''''\r
 740 \r
 741 If you have no layouts defined, you will add a new layout by clicking\r
 742 the 'New' button and choosing 'Layout'.New layout button\r
 743 \r
 744 You may also choose to press 'Manage layout' on the left side. Here you\r
 745 are offered a list of available layouts you can select for editing. But\r
 746 at the top of the page there is still the 'New layout' button.\r
 747 \r
 748 Add New Layout\r
 749 |image261|\r
 750 \r
 751 -  The name you assign to the layout is for your benefit, name it\r
 752    something that will be easy to identify at a later date\r
 753 \r
 754 -  The Units pull down is used to define what measurement scale you're\r
 755    going to be using for your layout.\r
 756 \r
 757    Units of Measurement\r
 758    |image262|\r
 759 \r
 760    -  **Note**\r
 761 \r
 762           A Postscript Point is 1/72" an Adobe Agate is 1/64", an Inch\r
 763           is 25.4 SI Millimeters\r
 764 \r
 765 -  Next note if this layout is for the front or the back of the patron\r
 766    card\r
 767 \r
 768    -  **Note**\r
 769 \r
 770           You will need a layout for both the front and back of your\r
 771           card if you have 2-sided library cards, this option doesn't\r
 772           allow you to print two sided cards, just lets you track which\r
 773           side of the card you're designing.\r
 774 \r
 775 -  You have the option of adding up to 3 lines of text to your card.\r
 776    Your text can be static text of your choosing and/or fields from the\r
 777    patron record. If you want to print fields from the patron record you\r
 778    want to put the field names in brackets like so - <firstname>\r
 779 \r
 780    -  **Note**\r
 781 \r
 782           A full list of field names can be found in the database schema\r
 783           at http://schema.koha-community.org\r
 784 \r
 785 -  For each line of text, you can choose your font, font size and the\r
 786    location of the text on the card using the lower X and Y coordinates\r
 787 \r
 788 -  In order to show the barcode and the patron card number you will need\r
 789    to check the 'Print Card Number as Barcode' option. This will turn\r
 790    the patron card number into a barcode. If you want the number to\r
 791    print in human readable format you will need to check the 'Print Card\r
 792    Number as Text Under Barcode' option.\r
 793 \r
 794 -  Finally you can choose up to two images to print on the card.\r
 795 \r
 796    -  One can be the `patron image <#uploadpatronimages>`__ which you\r
 797       can resize to meet your needs.\r
 798 \r
 799    -  The other image can be something like a library logo or symbol\r
 800       that you uploaded using the '`Manage\r
 801       Images <#managecardimages>`__' module of the Patron Card Creator\r
 802       Tool.\r
 803 \r
 804     **Important**\r
 805 \r
 806     It is the designers responsibility to define textlines, barcode and\r
 807     images such that overlap is avoided.\r
 808 \r
 809 After saving, your layouts will appear on the 'Manage layouts' page.\r
 810 \r
 811 Manage Layouts\r
 812 |image263|\r
 813 \r
 814 `Templates <#patrontemplate>`__\r
 815 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
 816 \r
 817 -  *Get there:* More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Card\r
 818    templates\r
 819 \r
 820 A template describes the arrangement of labels on the label sheet/card\r
 821 stock you are using. This might be Avery 5160 for address labels,\r
 822 Gaylord 47-284 for spine labels or Avery 28371 for your patron cards,\r
 823 just to give a couple of examples. All of the information you will need\r
 824 for setting up a template may be on the packaging, and if not it can\r
 825 usually be found on the vendor's website or can be measured from a\r
 826 sample sheet.\r
 827 \r
 828 `Add a Template <#addcardtemplate>`__\r
 829 '''''''''''''''''''''''''''''''''''''\r
 830 \r
 831 To add a new template click on the 'New template' button at the top of\r
 832 your page which brings you to the Edit template form immediately. You\r
 833 may also choose to press 'Manage templates' on the left side. Here you\r
 834 are offered a list of available templates you can select for editing.\r
 835 But in the top of the page there is still the 'New template' button.\r
 836 \r
 837 New template button\r
 838 |image264|\r
 839 \r
 840 Using the form that appears after pressing either 'Edit' or 'New\r
 841 template'you can define the template for your sheet of labels or cards.\r
 842 \r
 843 Add Patron Card Template\r
 844 |image265|\r
 845 \r
 846 -  Template ID is simply a system generated unique id\r
 847 \r
 848 -  Template Code should be the name of this template to identify it on a\r
 849    list of templates\r
 850 \r
 851 -  You can use the Template Description to add additional information\r
 852    about the template\r
 853 \r
 854 -  The Units pull down is used to define what measurement scale you're\r
 855    going to be using for the template.\r
 856 \r
 857    Measurement Units\r
 858    |image266|\r
 859 \r
 860    -  **Note**\r
 861 \r
 862           A Postscript Point is 1/72" an Adobe Agate is 1/64", an Inch\r
 863           is 25.4 SI Millimeters\r
 864 \r
 865 -  The measurements (page height, page width, card width, card height)\r
 866    may be on the packaging, and if not it can usually be found on the\r
 867    vendor's website or can be measured from a sample sheet.\r
 868 \r
 869 -  A profile is a set of "adjustments" applied to a given template just\r
 870    prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar\r
 871    to a given printer (to which the profile is assigned).\r
 872 \r
 873    -  Before defining a profile try printing some sample cards so that\r
 874       you can take measurements to define a profile to perform the right\r
 875       adjustments for your printer/template combination.\r
 876 \r
 877    -  After finding and documenting any anomalies in the printed\r
 878       document, then you can `create a profile <#addcardprofile>`__ and\r
 879       assign it to the template.\r
 880 \r
 881    -  **Important**\r
 882 \r
 883           Do not specify a profile unless needed, i.e. do not click to\r
 884           define a printer profile. It is not possible to remove a\r
 885           profile from a template but you can switch to another profile.\r
 886 \r
 887    -  **Note**\r
 888 \r
 889           If you are using different printers you may be required to\r
 890           define several templates that are identical only different\r
 891           profiles are specified.\r
 892 \r
 893 After saving, your templates will appear on the 'Manage templates' page.\r
 894 \r
 895 Manage Templates\r
 896 |image267|\r
 897 \r
 898 `Profiles <#patronprofile>`__\r
 899 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
 900 \r
 901 -  *Get there:* More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Profiles\r
 902 \r
 903 A profile is a set of "adjustments" applied to a given\r
 904 `template <#patrontemplate>`__ just prior to printing which compensates\r
 905 for anomalies unique and peculiar to a given printer. This means if you\r
 906 set a template up and then print a sample set of data and find that the\r
 907 items are not all aligned the same on each card, you need to set up a\r
 908 profile for each printer (or even different tray selections on the same\r
 909 printer) to make up for the differences in printing styles, such as the\r
 910 shifting of text to the left, right, top or bottom.\r
 911 \r
 912 If your cards are printing just the way you want, you will not need a\r
 913 profile.\r
 914 \r
 915 `Add a Profile <#addcardprofile>`__\r
 916 '''''''''''''''''''''''''''''''''''\r
 917 \r
 918 To add a new profile, you want to click on the 'Profiles' button at the\r
 919 top of your page and choose 'New Profile'\r
 920 \r
 921 New Profile Button\r
 922 |image268|\r
 923 \r
 924 To add a new profile, you want to click on the 'New profile' button at\r
 925 the top of your page. Using the form that appears you can define the\r
 926 values to correct the card misalignments on your label sheet. You may\r
 927 also choose 'Manage profiles' on the left side and select one of the\r
 928 currently available profiles for editing.\r
 929 \r
 930 Add Printer Profile\r
 931 |image269|\r
 932 \r
 933 -  The Printer Name and Paper Bin do not have to match your printer\r
 934    exactly, they are for your reference so you can remember what printer\r
 935    you have set the profile for.\r
 936 \r
 937    -  **Note**\r
 938 \r
 939           For example: if you want to use the Printer model number in\r
 940           printer name you can, or you can call it 'the printer on my\r
 941           desk'\r
 942 \r
 943 -  Template will be filled in once you have chosen which template to\r
 944    apply the profile to on the `template edit form <#addcardtemplate>`__\r
 945 \r
 946 -  The Units pull down is used to define what measurement scale you're\r
 947    going to be using for your profile.\r
 948 \r
 949    Units of Measurement\r
 950    |image270|\r
 951 \r
 952    -  **Note**\r
 953 \r
 954           A Postscript Point is 1/72" an Adobe Agate is 1/64", an Inch\r
 955           is 25.4 SI Millimeters\r
 956 \r
 957 -  Offset should be used when the entire image is off center either\r
 958    vertically or horizontally. Creep describes a condition where the\r
 959    distance between the labels changes across the page or up and down\r
 960    the page\r
 961 \r
 962    -  For offset and creep values, negative numbers move the printed\r
 963       information up and to the left on the printed sheet and positive\r
 964       numbers move down and to the right\r
 965 \r
 966    -  Example: the text is printed 0 .25" from the left edge of the\r
 967       first label, 0 .28" from the left edge of the second label and 0\r
 968       .31" from the left edge of the third label. This means the\r
 969       horizontal creep should be set to (minus) -0.03 " to make up for\r
 970       this difference.\r
 971 \r
 972 After saving, your profiles will appear on the 'Manage Printer Profiles'\r
 973 page.\r
 974 \r
 975 Manage Profiles\r
 976 |image271|\r
 977 \r
 978 Once you have saved your new profile, you can return to the list of\r
 979 templates and choose to edit the template that this profile is for.\r
 980 \r
 981 `Batches <#patroncardbatches>`__\r
 982 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
 983 \r
 984 -  *Get there:* More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Card\r
 985    batches\r
 986 \r
 987 A batch is a collection of patrons for whom you want to generate cards.\r
 988 \r
 989 `Add a Batch <#addcardbatch>`__\r
 990 '''''''''''''''''''''''''''''''\r
 991 \r
 992 To add a new batch, you want to click on the 'New batches' button at the\r
 993 top of your page. Choosing the menu item 'Manage batches' on the left a\r
 994 list of already defined batches is displayed. In this display you can\r
 995 either select a batch for editing or add a new batch.\r
 996 \r
 997 New Batch Button\r
 998 |image272|\r
 999 \r
1000 For a new batch a message pops up and directs you to select patrons to\r
1001 be processed in this batch.No items in batch\r
1002 \r
1003 After choosing the 'Add item(s)' button the Patron Search window pops\r
1004 up.Patron search\r
1005 \r
1006 From here you can search for patrons to add to your batch by any part of\r
1007 their name, their category and/or library. Entering \* in the search box\r
1008 will display all the patrons. Patron search results\r
1009 \r
1010 From the results you can add patrons to the batch by clicking the 'Add'\r
1011 button. After adding patrons from the results you can start over and\r
1012 perform another search or click 'Close' at the bottom of the screen to\r
1013 indicate that you are done. You will then be presented with your\r
1014 batch.Patron batch\r
1015 \r
1016 If you are satisfied with your batch you can proceed to export. If you\r
1017 want to correct or even delete that batch the buttons to do so can be\r
1018 found at the top of your screen. You can always come back here through\r
1019 the 'Manage > Card batches' button.\r
1020 \r
1021 If you would like to export all patron cards you can click 'Export card\r
1022 batch' otherwise you can choose specific patrons to print cards for by\r
1023 checking the box to the right of their names and then choose 'Export\r
1024 selected card(s)' at the top.\r
1025 \r
1026 The export menu will ask you to choose a template, a layout and starting\r
1027 position (where on the sheet should printing begin).\r
1028 \r
1029     **Note**\r
1030 \r
1031     For the starting position if the first 6 labels have already been\r
1032     used on your sheet you can start printing on label in position 7 on\r
1033     the sheet. The labels are numbered left to right from top to bottom.\r
1034 \r
1035 Export batch\r
1036 \r
1037 Once you click 'Export' you will be presented with a PDF of your labels\r
1038 for printingPDF Export\r
1039 \r
1040 When you open the PDF you will see the cards for printing\r
1041 \r
1042 Final cards\r
1043 |image273|\r
1044 \r
1045 The above image shows a layout that is made up of two textlines. The\r
1046 first one is just plain text, the second one is composed of the\r
1047 <firstname> <surname> fields. A patron image is printed (if available)\r
1048 and the barcode of patrons number is displayed in code 39. All this is\r
1049 printed on a template with three columns and 8 rows using position 1-3\r
1050 here. When printing this PDF please take care that your printer doesn't\r
1051 rescale the PDF (e.g do not fit to paper size) otherwise the printer\r
1052 will not be able to print to the right place per your templates.\r
1053 \r
1054 `Manage Images <#managecardimages>`__\r
1055 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
1056 \r
1057 -  *Get there:* More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Images\r
1058 \r
1059 Images uploaded using this tool will appear on the menu when creating\r
1060 `patron card layouts <#cardlayouts>`__. You are limited in how many\r
1061 images you can upload (not counting patron images) by the\r
1062 `ImageLimit <#ImageLimit>`__ system preference.\r
1063 \r
1064     **Important**\r
1065 \r
1066     Images must be under 500k in size.\r
1067 \r
1068     **Note**\r
1069 \r
1070     Pictures uploaded with this tool should be at least 300dpi which is\r
1071     the minimum quality for a printable image.\r
1072 \r
1073 In the center of the screen is a simple upload form, simply browse for\r
1074 the file on your computer and give it a name you'll recognize later.\r
1075 \r
1076 Upload Images\r
1077 |image274|\r
1078 \r
1079 Once the file is uploaded you will be presented with a confirmation\r
1080 message.\r
1081 \r
1082 Image Uploaded\r
1083 |image275|\r
1084 \r
1085 And the image will be listed with all of your others on the right hand\r
1086 side of the page.\r
1087 \r
1088 Images\r
1089 |image276|\r
1090 \r
1091 To delete one or multiple of these images, click the checkbox to the\r
1092 right of each image you want to delete and click the 'Delete' button.\r
1093 \r
1094 `Patrons (anonymize, bulk-delete) <#anonpatrons>`__\r
1095 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1096 \r
1097 -  *Get there:* More > Tools > Patrons and Circulation > Patrons\r
1098    (anonymize, bulk-delete)\r
1099 \r
1100 This tool allows you to bulk anonymize circulation histories (this means\r
1101 that you keep records of how many times items were checked out - but not\r
1102 the patrons who checked the items out) or bulk delete patrons (remove\r
1103 them from the system completely).\r
1104 \r
1105     **Important**\r
1106 \r
1107     Patrons with outstanding fines or items checked out are not saved.\r
1108     They are not completely removed from the system (they are only moved\r
1109     to the delete\_borrowers table), but this tool does not provide as\r
1110     many checks as one may desire.\r
1111 \r
1112     **Important**\r
1113 \r
1114     Before using this tool it is recommended that you backup your\r
1115     database. Changes made here are permanent.\r
1116 \r
1117     **Important**\r
1118 \r
1119     The anonymization will fail quietly if\r
1120     `AnonymousPatron <#AnonymousPatron>`__ preference does not contain a\r
1121     valid value.\r
1122 \r
1123 Patron Anonymize/Bulk Delete Tool\r
1124 |image277|\r
1125 \r
1126 To either delete or anonymize patrons\r
1127 \r
1128 -  Check the 'Verify' box on the task you would like to complete (Delete\r
1129    or Anonymize)\r
1130 \r
1131 -  Enter a date before which you want to alter the data\r
1132 \r
1133 -  If deleting patrons you can also choose to find patrons who\r
1134 \r
1135    -  have not borrowed since a specific date\r
1136 \r
1137    -  have accounts that will expire before a specific date\r
1138 \r
1139    -  are in a specific `patron category <#patcats>`__\r
1140 \r
1141    -  are in a `patron list <#patronlists>`__\r
1142 \r
1143 -  Click 'Next'\r
1144 \r
1145 -  A confirmation will appear asking if you're sure this is what you\r
1146    want to happen\r
1147 \r
1148    Patron Anonymize/Bulk Delete Confirmation\r
1149    |image278|\r
1150 \r
1151 -  Clicking 'Finish' will delete or anonymize your data\r
1152 \r
1153    Completed Process\r
1154    |image279|\r
1155 \r
1156 `Batch patron modification <#batchpatronmod>`__\r
1157 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1158 \r
1159 -  *Get there:* More > Tools > Patrons and Circulation > Batch patron\r
1160    modification\r
1161 \r
1162 With this tool you can make edits to a batch of patron records. Simply\r
1163 load in a file of cardnumbers (one per line), choose from a `list of\r
1164 patrons <#patronlists>`__ or scan patron card numbers in to the box\r
1165 provided.\r
1166 \r
1167 Batch patron modification\r
1168 |image280|\r
1169 \r
1170 Once you have the file loaded or the barcodes scanned click 'Continue.'\r
1171 You will be presented with a list of the patrons and the changes you can\r
1172 make.\r
1173 \r
1174 Patrons to modify\r
1175 |image281|\r
1176 \r
1177 To the left of each text box there is a checkbox. Clicking that checkbox\r
1178 will clear our the field values.\r
1179 \r
1180     **Important**\r
1181 \r
1182     If the field is mandatory you will not be able to clear the value in\r
1183     it.\r
1184 \r
1185 If you have multiple patron attributes you can change them all by using\r
1186 the plus (+) sign to the right of the text box. This will allow you to\r
1187 add another attribute value.\r
1188 \r
1189 Editing patron attributes\r
1190 |image282|\r
1191 \r
1192 Once you have made the changes you want, you can click 'Save' and Koha\r
1193 will present you with the changed patron records.\r
1194 \r
1195 `Tag Moderation <#tagsmoderation>`__\r
1196 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1197 \r
1198 -  *Get there:* More > Tools > Patrons and Circulation > Tags\r
1199 \r
1200 Depending on your `tagging system preferences <#taggingprefs>`__,\r
1201 librarians may need to approve tags before they are published on the\r
1202 OPAC. This is done via the Tag Moderation Tool. If there are tags\r
1203 awaiting moderation they will be listed on the main staff dashboard\r
1204 under the module labels:\r
1205 \r
1206 Tags pending approval\r
1207 |image283|\r
1208 \r
1209 To moderate the tags visit the Tags tool. When first visiting the tool,\r
1210 you will be presented with a list of tags that are pending approval or\r
1211 rejection by a librarian\r
1212 \r
1213 Tags pending moderation\r
1214 |image284|\r
1215 \r
1216 -  To see all of the titles this tag was added to simply click on the\r
1217    termTitles with a specific tag\r
1218 \r
1219    -  From this list of titles you can remove a tag without outright\r
1220       rejecting it from being used in the future by clicking the 'Remove\r
1221       tag' button to the right of the title.\r
1222 \r
1223 -  To approve a tag, you can either click the 'Approve' button in line\r
1224    with the term, or check all terms you want to approve and click\r
1225    'Approve' below the table.\r
1226 \r
1227 -  To reject a tag, you can either click the 'Reject' button in line\r
1228    with the term, or check all terms you want to approve and click\r
1229    'Reject' below the table.\r
1230 \r
1231 Once a tag has been approved or rejected it will be moved to the\r
1232 appropriate list of tags. A summary of all tags will appear on the right\r
1233 of the screen.\r
1234 \r
1235 Summary of tags\r
1236 |image285|\r
1237 \r
1238 Even though a tag is approved or rejected, it can still be moved to\r
1239 another list. When viewing approved tags each tag has the option to\r
1240 reject:\r
1241 \r
1242 Approved Tags\r
1243 |image286|\r
1244 \r
1245 To check terms against the approved and rejected lists (and possibly\r
1246 against `the dictionary <#TagsExternalDictionary>`__ you have assigned\r
1247 for tag moderation) simply enter the term into the search box on the\r
1248 bottom right of the screen to see the status of the term\r
1249 \r
1250 Sample Check list test search\r
1251 |image287|\r
1252 \r
1253 Finally you can find tags by using the filters on the left.\r
1254 \r
1255 Tag filters\r
1256 |image288|\r
1257 \r
1258 `Upload Patron Images <#uploadpatronimages>`__\r
1259 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1260 \r
1261 -  *Get there:* More > Tools > Patrons and Circulation > Upload Patron\r
1262    Images\r
1263 \r
1264 Patron images can be uploaded in bulk if you are `allowing patron\r
1265 images <#patronimages>`__ to be attached to patron records. These images\r
1266 can also be used when creating `patron cards <#patroncardcreator>`__.\r
1267 \r
1268 -  Create a txt file and title it "DATALINK.TXT" or "IDLINK.TXT"\r
1269 \r
1270 -  On each line in the text file enter the patron's card number followed\r
1271    by comma (or tab) and then the image file name\r
1272 \r
1273    Sample file and image\r
1274    |image289|\r
1275 \r
1276    -  Make sure that your TXT file is a plain text document, not RTF.\r
1277 \r
1278 -  Zip up the text file and the image files\r
1279 \r
1280 -  Go to the Upload Patron Images Tool\r
1281 \r
1282    Upload Image Tool for Single Image\r
1283    |image290|\r
1284 \r
1285 -  For a single image, simply point to the image file and enter the\r
1286    patron card number\r
1287 \r
1288 -  For multiple images, choose to upload a zip file\r
1289 \r
1290 -  After uploading you will be presented with a confirmation\r
1291 \r
1292    Image Upload Confirmation\r
1293    |image291|\r
1294 \r
1295     **Important**\r
1296 \r
1297     There is a limit of 100K on the size of the picture uploaded and it\r
1298     is recommended that the image be 200x300 pixels, but smaller images\r
1299     will work as well.\r
1300 \r
1301 `Rotating Collections <#rotatingcollections>`__\r
1302 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1303 \r
1304 -  *Get there:* More > Tools > Catalog > Rotating Collections\r
1305 \r
1306 Rotating Collections is a tool for managing collections of materials\r
1307 that frequently get shifted from library to library. It adds the ability\r
1308 to store not only an item's home library and current location but also\r
1309 information about where it is supposed to be transferred to next to\r
1310 ensure that all items in the collection are sent to the correct library.\r
1311 When an item in a rotating collection is checked in, library staff is\r
1312 notified that the item is part of a rotating collection and which branch\r
1313 it should be sent to if it is not at the correct one.\r
1314 \r
1315     **Important**\r
1316 \r
1317     The `AutomaticItemReturn <#AutomaticItemReturn>`__ system preference\r
1318     must be set to "Don't automatically transfer items to their home\r
1319     library when they are returned" for Rotating Collections to function\r
1320     properly.\r
1321 \r
1322 -  To create a new rotating collection, click the "New Collection"\r
1323    button, fill in the Title and Description, and click Submit. Once\r
1324    submitted you'll see "Collection Name added successfully"; click\r
1325    "Return to rotating collections home" to return to the main Rotating\r
1326    Collections management page (or click Rotating Collections in the\r
1327    sidebar).\r
1328 \r
1329 -  To add items to a collection, click "Add or remove items" next to the\r
1330    collection's name in the list of collections. Under "Add or remove\r
1331    items" scan or type in the barcode of the item you wish to add to the\r
1332    collection, and hit Enter or click Submit if necessary.\r
1333 \r
1334 -  To remove an item from a collection, either click Remove next to the\r
1335    item's barcode in the list of items within the collection or check\r
1336    the "Remove item from collection" box next to the Barcode text box\r
1337    under "Add or remove items, and scan or type in the barcode, clicking\r
1338    Submit or hitting Enter if necessary. Note: The "Remove item from\r
1339    collection" checkbox will remain checked as long as you are on the\r
1340    "Add or remove items" page, unless you uncheck it, to facilitate\r
1341    quickly removing a number of items at a time by scanning their\r
1342    barcodes.\r
1343 \r
1344 `Transfer a Rotating Collection <#transferrotatingcollection>`__\r
1345 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
1346 \r
1347 Transferring a collection will:\r
1348 \r
1349 -  Change the current location of the items in that collection to the\r
1350    library it is to be transferred to\r
1351 \r
1352 -  Initiate a transfer from its original current location/holding\r
1353    library to the current location/holding library it is to be rotated\r
1354    to. When a library receives a collection they will need to check in\r
1355    the items to complete the transfer.\r
1356 \r
1357 You can transfer a collection in one of two ways:\r
1358 \r
1359 -  From the main Rotating Collections page, click on Transfer next to\r
1360    the title of the collection you wish to transfer; choose the library\r
1361    you wish to transfer the collection to and click "Transfer\r
1362    collection".\r
1363 \r
1364 -  Or, from the "add or remove items" page for a collection, you can\r
1365    click the Transfer button, choose the library you wish to transfer\r
1366    the collection to and click "Transfer Collection".\r
1367 \r
1368     **Important**\r
1369 \r
1370     In order to complete the transfer process, the library receiving the\r
1371     rotating collection should check in all items from the collection as\r
1372     they receive them. This will clear the transfer so that the items\r
1373     are no longer shown as being "in transit".\r
1374 \r
1375 If an item in a rotating collection is checked in at a library other\r
1376 than the one it is supposed to be transferred to, a notification will\r
1377 appear notifying library staff that the item is part of a rotating\r
1378 collection, also letting them know where the item needs to be sent.\r
1379 \r
1380 Rotating Collection Item Notification\r
1381 |image292|\r
1382 \r
1383 `Catalog <#catalogtools>`__\r
1384 ---------------------------\r
1385 \r
1386 `Batch item modification <#batchmodifyitems>`__\r
1387 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1388 \r
1389 -  *Get there:* More > Tools > Catalog > Batch item modification\r
1390 \r
1391 This tool will allow you to modify a batch of item records in Koha.\r
1392 \r
1393 Batch Modification Tool\r
1394 |image293|\r
1395 \r
1396 From the tool you can choose to upload a file of barcodes or item ids,\r
1397 or you can scan items one by one into the box below the upload tool. You\r
1398 can also decide the items edited should be populated with the default\r
1399 values you have defined in your `default\r
1400 framework <#marcbibframeworks>`__.\r
1401 \r
1402 Once you have your file uploaded or the barcodes listed you can click\r
1403 'Continue.'\r
1404 \r
1405 Batch Modify Summary\r
1406 |image294|\r
1407 \r
1408 You will be presented with a summary of the items you want to modify.\r
1409 From here you can uncheck the items you don't want to modify before\r
1410 making changes in the form below. You can also hide columns you don't\r
1411 need to see to prevent having to scroll from left to right to see the\r
1412 entire item form.\r
1413 \r
1414     **Note**\r
1415 \r
1416     To uncheck all items thar are currently checked out you can click\r
1417     the 'Clear on loan' link at the top of the form.\r
1418 \r
1419 Using the edit form you can choose which fields to make edits to. By\r
1420 checking the checkbox to the right of each field you can clear the\r
1421 values in that field for the records you are modifying.\r
1422 \r
1423 Choose fields you want to change in bulk\r
1424 |image295|\r
1425 \r
1426 Once you have made you changes you will be presented with the resulting\r
1427 items.\r
1428 \r
1429 Item results summary\r
1430 |image296|\r
1431 \r
1432     **Note**\r
1433 \r
1434     You can also edit items on one bib record in a batch by going to the\r
1435     bib record and clicking Edit > Edit items in batch\r
1436 \r
1437 Edit items in a batch\r
1438 |image297|\r
1439 \r
1440 `Batch item deletion <#batchdeleteitems>`__\r
1441 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1442 \r
1443 -  *Get there:* More > Tools > Catalog > Batch item deletion\r
1444 \r
1445 This tool will allow you to delete a batch of item records from Koha.\r
1446 \r
1447 From the tool you can choose to upload a file of barcodes or item ids,\r
1448 or you can scan items one by one into the box below the upload tool.\r
1449 \r
1450 Batch Deletion Tool\r
1451 |image298|\r
1452 \r
1453 Once you have your file uploaded or the barcodes scanned you can click\r
1454 'Continue.'\r
1455 \r
1456 You will be presented with a confirmation screen. From here you can\r
1457 uncheck the items you don't want to delete and decide if Koha should\r
1458 delete the bib record if the last item is being deleted before clicking\r
1459 'Delete selected items.' If you'd like you can delete the bibliogrphic\r
1460 record if you're deleting the last item by clicking the checkbox next to\r
1461 'Delete records if no items remain'.\r
1462 \r
1463 Confirm Deletion\r
1464 |image299|\r
1465 \r
1466 If your file (or list of scanned barcodes) has more than 1000 barcodes,\r
1467 Koha will be unable to present you with a list of the items. You will\r
1468 still be able to delete them, but not able to choose which items\r
1469 specifically to delete or delete the biblio records.\r
1470 \r
1471 More than 1000 records in the file\r
1472 |image300|\r
1473 \r
1474 If the items are checked out you will be presented with an error after\r
1475 clicking 'Delete selected items' and the items will not be deleted.\r
1476 \r
1477 Items not Deleted\r
1478 |image301|\r
1479 \r
1480 If the items can be deleted they will be and you will be presented with\r
1481 a confirmation of your deletion.\r
1482 \r
1483 Batch Deletion Confirmation\r
1484 |image302|\r
1485 \r
1486 `Batch record deletion <#batchrecorddelete>`__\r
1487 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1488 \r
1489 This tool will take a batch of record numbers for either bibliographic\r
1490 records or authority records and allow you to delete all those records\r
1491 and any items attached to them in a batch. Batch record deletion\r
1492 \r
1493 First you need to tell the tool if you're deleting bibliographic or\r
1494 authority records. Next you can load a file with biblionumbers or\r
1495 authids or enter a list of those numbers in the box provided. Once you\r
1496 submit the form you will be presented with a summary of the records you\r
1497 are trying to delete.Summary\r
1498 \r
1499 If a record you want to delete can't be deleted it will be highlighted.\r
1500 \r
1501 Check the records you want to delete and click the 'Delete selected\r
1502 records' button to finish the process.\r
1503 \r
1504 `Batch Record Modification <#batchrecordmod>`__\r
1505 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1506 \r
1507 -  *Get there:* More > Tools > Catalog > Batch record modification\r
1508 \r
1509 This tool will allow you to edit batches of bibliographic and/or\r
1510 authority records using `MARC Modification\r
1511 Templates <#marcmodtemplates>`__. Before visiting this tool you will\r
1512 want to set up at least one MARC modification template.\r
1513 \r
1514 Batch record modification\r
1515 |image303|\r
1516 \r
1517 When you visit the tool it will ask you:\r
1518 \r
1519 -  Choose whether you're editing bibliographic or authority records\r
1520 \r
1521 -  Enter the biblionumbers or authids\r
1522 \r
1523    -  You can upload a file of these numbers or\r
1524 \r
1525    -  Enter the numbers (one per line) in the box provided\r
1526 \r
1527 -  Finally choose the MARC Modification Template you'd like to use to\r
1528    edit these records.\r
1529 \r
1530 Once you've entered your critera click 'Continue'Records to edit\r
1531 \r
1532 You will be presented with a list of records that will be edited. Next\r
1533 to each one is a checkbox so you can uncheck any items you would rather\r
1534 not edit at this time.\r
1535 \r
1536 Clicking Preview MARC will allow you to see what edits will be made when\r
1537 you finalize the edit.Modified MARC Preview\r
1538 \r
1539 Once you're sure everything is the way you want you can click the\r
1540 'Modify selected records' button and your records will be modified.\r
1541 \r
1542 `Automatic item modifications by age <#autoitemagemod>`__\r
1543 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1544 \r
1545 -  *Get there:* More > Tools > Catalog > Automatic item modifications by\r
1546    age\r
1547 \r
1548 This tool allows librarians to update item specific fields when an item\r
1549 reaches a certain age.\r
1550 \r
1551     **Note**\r
1552 \r
1553     Staff need the items\_batchmod permission to access this tool\r
1554 \r
1555     **Important**\r
1556 \r
1557     The settings in this tool will be acted upon by the `corresponding\r
1558     cron job <#autoitemupdatecron>`__\r
1559 \r
1560 If you haven't created any rules you will see the option to 'Add rules'\r
1561 on the Tool page. Click this button to create rules.Automatic item\r
1562 modifications by age\r
1563 \r
1564 If you have rules already there will be a button that reads 'Edit\r
1565 rules'. To create a new rule click the 'Edit rules' button at the top of\r
1566 the page\r
1567 \r
1568 List of rules\r
1569 |image304|\r
1570 \r
1571 You will be brought to a page where you can edit exisitng rules or\r
1572 create a new rule\r
1573 \r
1574 Add/Edit rules\r
1575 |image305|\r
1576 \r
1577 In the form that appears you can set :\r
1578 \r
1579 -  the age in days at which the item will update (Age)\r
1580 \r
1581 -  what criteria is needed to trigger the update (Conditions)\r
1582 \r
1583 -  what changes are made when the script runs (Substitutions)\r
1584 \r
1585 New rule\r
1586 |image306|\r
1587 \r
1588 Once you're done you can click the 'Add this rule' link and then add\r
1589 additional rules or you can click the 'Submit these rules' button to\r
1590 save your changes.\r
1591 \r
1592 List of rules\r
1593 |image307|\r
1594 \r
1595 `Export Data (MARC & Authorities) <#exportbibs>`__\r
1596 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1597 \r
1598 -  *Get there:* More > Tools > Catalog > Export Data\r
1599 \r
1600 Koha comes with a tool that will allow you to export your bibliographic,\r
1601 holdings and/or authority data in bulk. This can be used to send your\r
1602 records to fellow libraries, organizations or services; or simply for\r
1603 backup purposes.\r
1604 \r
1605 `Export Bibliographic Records <#exportmarc>`__\r
1606 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
1607 \r
1608 At the top of the screen you need to pick what data you're exporting. If\r
1609 you're exporting bibliographic records with or without the holdings\r
1610 information you want to click the 'Export bibliographic records' tab.\r
1611 \r
1612 -  Fill in the form in order to limit your export to a specific range\r
1613    (all fields are optional)\r
1614 \r
1615    Select Records to Export\r
1616    |image308|\r
1617 \r
1618    -  Choose to limit your export by any one or more of the following\r
1619       options\r
1620 \r
1621       -  Limit to a bib number range\r
1622 \r
1623       -  Limit to a specific item type\r
1624 \r
1625          -  **Important**\r
1626 \r
1627                 This limit will use the type you have defined in the\r
1628                 `item-level\_itypes <#item-level_itypes>`__ preference.\r
1629                 If you have the item-level\_itypes preference set to\r
1630                 'specific item' and you have no items attached to a bib\r
1631                 record it will not be exported. To get all bib records\r
1632                 of a specific type you will need your item-level\_itypes\r
1633                 preference set to 'biblio record'.\r
1634 \r
1635       -  Limit to a specific library or group of libraries\r
1636 \r
1637       -  Limit to a call number range\r
1638 \r
1639       -  Limit to an acquisition date range\r
1640 \r
1641    -  If you'd like you can load a file of biblionumbers for the records\r
1642       you would like to export.  File type needs to be .csv or .txt\r
1643 \r
1644       File of Records to Export\r
1645       |image309|\r
1646 \r
1647    -  Next choose what to skip when exporting\r
1648 \r
1649       Export options\r
1650       |image310|\r
1651 \r
1652       -  By default items will be exported, if you would like to only\r
1653          export bibliographic data, check the 'Don't export items' box\r
1654 \r
1655       -  To limit your export only to items from the library you're\r
1656          logged in as (if you leave the 'Library' field set to 'All') or\r
1657          to the library you selected above check the 'Remove non-local\r
1658          items' box\r
1659 \r
1660       -  You can also choose what fields you don't want to export. This\r
1661          can be handy if you're sharing your data, you can remove all\r
1662          local fields before sending your data to another library\r
1663 \r
1664    -  Finally choose the file type and file name\r
1665 \r
1666       File export format\r
1667       |image311|\r
1668 \r
1669       -  Choose to export your data in marc or marcxml format\r
1670 \r
1671       -  Choose the name you want your file to save as\r
1672 \r
1673    -  Click 'Export bibliographic records'\r
1674 \r
1675 `Export Authority Records <#exportauthority>`__\r
1676 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
1677 \r
1678 At the top of the screen you need to pick what data you're exporting. If\r
1679 you're exporting authority records you want to click the 'Export\r
1680 authority records' tab.\r
1681 \r
1682 -  Fill in the form in order to limit your export to a specific range or\r
1683    type of authority record (all fields are optional)\r
1684 \r
1685    Export authorities\r
1686    |image312|\r
1687 \r
1688 -  Or you can choose a file of authids to exportAuthorities file.  File type needs to be .csv or .txt\r
1689 \r
1690 -  Next choose fields that you would like to exclude from the export\r
1691    separated by a space (no commas)\r
1692 \r
1693    Authority export options\r
1694    |image313|\r
1695 \r
1696    -  If you'd like to exclude all subfields of the 200 for example just\r
1697       enter 200\r
1698 \r
1699    -  If you'd like to exclude a specific subfield enter it beside the\r
1700       field value 100a will exclude just the subfield 'a' of the 100\r
1701 \r
1702 -  Finally choose the file type and file name\r
1703 \r
1704    Export format\r
1705    |image314|\r
1706 \r
1707    -  Choose to export your data in marc or marcxml format\r
1708 \r
1709    -  Choose the name you want your file to save as\r
1710 \r
1711 -  Click 'Export authority records'\r
1712 \r
1713 `Inventory/Stocktaking <#inventory>`__\r
1714 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1715 \r
1716 -  *Get there:* More > Tools > Catalog > Inventory/Stocktaking\r
1717 \r
1718 Koha's Inventory Tool can be used in one of two ways, the first is by\r
1719 printing out a shelf list that you can then mark items off on, or by\r
1720 uploading a text files of barcodes gathered by a portable scanner.\r
1721 \r
1722 If you do not have the ability to use your barcode scanner on the floor\r
1723 of the library, the first option available to you is to generate a shelf\r
1724 list based on criteria you enter.\r
1725 \r
1726 Inventory & Stocktaking Tool\r
1727 |image315|\r
1728 \r
1729 Choose which library, shelving location, call number range, item status\r
1730 and when the item was last seen to generate a shelf list that you can\r
1731 then print to use while walking around the library checking your\r
1732 collection\r
1733 \r
1734 Shelf List\r
1735 |image316|\r
1736 \r
1737 Alternatively you can export the list to a CSV file for altering in an\r
1738 application on your desktop. Simply check the box next to 'Export to csv\r
1739 file' to generate this file.\r
1740 \r
1741 Once you have found the items on your shelves you can return to this\r
1742 list and check off the items you found to have the system update the\r
1743 last seen date to today.\r
1744 \r
1745 If you have a portable scanner (or a laptop and USB scanner) you can\r
1746 walk through the library with the scanner in hand and scan barcodes as\r
1747 you come across them. Once finished you can then upload the text file\r
1748 generated by the scanner to Koha\r
1749 \r
1750 Barcode Import for Inventory Tool\r
1751 |image317|\r
1752 \r
1753 Choose the text file and the date you want to mark all items as seen and\r
1754 then scroll to the very bottom and click 'Submit.'\r
1755 \r
1756 `Label Creator <#labelcreator>`__\r
1757 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
1758 \r
1759 -  *Get there:* More > Tools > Catalog > Label Creator\r
1760 \r
1761 The Label Creator allow you to use layouts and templates which you\r
1762 design to print a nearly unlimited variety of labels including barcodes.\r
1763 Here are some of the features of the Label Creator module:\r
1764 \r
1765 -  Customize label layouts\r
1766 \r
1767 -  Design custom label templates for printed labels\r
1768 \r
1769 -  Build and manage batches of labels\r
1770 \r
1771 -  Export single or multiple batches\r
1772 \r
1773 -  Export single or multiple labels from within a batch\r
1774 \r
1775 -  Export label data in one of three formats:\r
1776 \r
1777    -  PDF - Readable by any standard PDF reader, making labels printable\r
1778       directly on a printer\r
1779 \r
1780    -  CSV - Export label data after your chosen layout is applied\r
1781       allowing labels to be imported in to a variety of applications\r
1782 \r
1783    -  XML - Included as an alternate export format\r
1784 \r
1785 `Templates <#labeltemplates>`__\r
1786 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
1787 \r
1788 -  *Get there:* More > Tools > Label Creator > Manage > Label templates\r
1789 \r
1790 A template is based on the label/card stock you are using. This might be\r
1791 Avery 5160 for address labels, Gaylord 47-284 for spine labels or Avery\r
1792 28371 for your patron cards, just to give a couple of examples. These\r
1793 labels will include all of the information you will need for setting up\r
1794 a Koha, this information may be on the packaging, and if not it can\r
1795 usually be found on the vendor's website.\r
1796 \r
1797 `Add a Template <#addlabeltemplate>`__\r
1798 ''''''''''''''''''''''''''''''''''''''\r
1799 \r
1800 To add a new template, you want to click on the 'New' button at the top\r
1801 of the Label Creator and choosing 'Label template'.\r
1802 \r
1803 New Label Template Option\r
1804 |image318|\r
1805 \r
1806 Using the form that appears you can define the template for your sheet\r
1807 of labels or cards.\r
1808 \r
1809 Label Template Form\r
1810 |image319|\r
1811 \r
1812 -  Template ID will be automatically generated after saving your\r
1813    template, this is simply a system generated unique id\r
1814 \r
1815 -  Template Code should be something you can use to identify your\r
1816    template on a list of templates\r
1817 \r
1818 -  You can use the Template Description to add additional information\r
1819    about the template\r
1820 \r
1821 -  The Units pull down is used to define what measurement scale you're\r
1822    going to be using for the template. This should probably match the\r
1823    unit of measurement used on the template description provided by the\r
1824    product vendor.\r
1825 \r
1826    Measurement Units\r
1827    |image320|\r
1828 \r
1829 -  The measurements, number of columns and number of rows can be found\r
1830    on the vendor product packaging or website.\r
1831 \r
1832    -  **Important**\r
1833 \r
1834           If you do not supply a left text margin in the template, a\r
1835           3/16" (13.5 point) left text margin will apply by default.\r
1836 \r
1837 -  A profile is a set of "adjustments" applied to a given template just\r
1838    prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar\r
1839    to a given printer (to which the profile is assigned).\r
1840 \r
1841    -  Before picking a profile try printing some sample labels so that\r
1842       you can easily define a profile that is right for your\r
1843       printer/template combination.\r
1844 \r
1845    -  After finding any anomalies in the printed document, `create a\r
1846       profile <#addlabelprofile>`__ and assign it to the template.\r
1847 \r
1848 After saving, your templates will appear on the 'Manage' area under\r
1849 'Label templates'.\r
1850 \r
1851 List of label templates\r
1852 |image321|\r
1853 \r
1854 `Profiles <#labelprofiles>`__\r
1855 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
1856 \r
1857 -  *Get there:* More > Tools > Label Creator > Manage > Printer Profiles\r
1858 \r
1859 A profile is a set of "adjustments" applied to a given\r
1860 `template <#addlabeltemplate>`__ just prior to printing which\r
1861 compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer (to\r
1862 which the profile is assigned). This means if you set a template up and\r
1863 then print a sample set of data and find that the items are not all\r
1864 aligned the same on each label, you need to set up a profile for each\r
1865 printer to make up for the differences in printing styles, such as the\r
1866 shifting of text to the left, right, top or bottom.\r
1867 \r
1868 If your labels are printing just the way you want, you will not need a\r
1869 profile.\r
1870 \r
1871 `Add a Profile <#addlabelprofile>`__\r
1872 ''''''''''''''''''''''''''''''''''''\r
1873 \r
1874 To add a new profile, you want to click on the 'New' button at the top\r
1875 of the Label Creator tool and choose 'Printer profile'.\r
1876 \r
1877 New Profile Button\r
1878 |image322|\r
1879 \r
1880 Using the form that appears you can create a profile to fix any problems\r
1881 with your template.\r
1882 \r
1883 Create a Printer Profile\r
1884 |image323|\r
1885 \r
1886 -  The Printer Name and Paper Bin do not have to match your printer\r
1887    exactly, they are for your reference so you can remember what printer\r
1888    you have set the profile for. So if you want to use the Printer model\r
1889    number in printer name or you can call it 'the printer on my desk'\r
1890 \r
1891 -  Template will be filled in once you have chosen which template to\r
1892    apply the profile to on the `template edit\r
1893    form <#addlabeltemplate>`__\r
1894 \r
1895 -  The Units pull down is used to define what measurement scale you're\r
1896    going to be using for your profile.\r
1897 \r
1898    Units of Measurement\r
1899    |image324|\r
1900 \r
1901 -  Offset describes what happens when the entire image is off center\r
1902    either vertically or horizontally and creep describes a condition\r
1903    where the distance between the labels changes across the page or up\r
1904    and down the page\r
1905 \r
1906    -  For these values, negative numbers move the error up and to the\r
1907       left and positive numbers move the error down and to the right\r
1908 \r
1909    -  Example: the text is .25" from the left edge of the first label,\r
1910       .28" from the left edge of the second label and .31" from the left\r
1911       edge of the third label. This means the horizontal creep should be\r
1912       set to .03" to make up for this difference.\r
1913 \r
1914 After saving, your profiles will appear on the 'Manage' area under\r
1915 'Printer profiles'.\r
1916 \r
1917 List of Profiles\r
1918 |image325|\r
1919 \r
1920 Once you have saved your new profile, you can return to the list of\r
1921 templates and choose to edit the template that this profile is for.\r
1922 \r
1923 `Layouts <#labellayouts>`__\r
1924 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
1925 \r
1926 -  *Get there:* More > Tools > Label Creator > Manage > Layouts\r
1927 \r
1928 A layout is used to define the fields you want to appear on your labels.\r
1929 \r
1930 `Add a Layout <#addlabellayout>`__\r
1931 ''''''''''''''''''''''''''''''''''\r
1932 \r
1933 To add a new layout, you want to click on the 'New' button at the top of\r
1934 the Label Creator tool and choose 'Layout'.\r
1935 \r
1936 New Layout Button\r
1937 |image326|\r
1938 \r
1939 Using the form that appears you can create a profile to fix any problems\r
1940 with your template.\r
1941 \r
1942 Add New Layout\r
1943 |image327|\r
1944 \r
1945 -  The name of your layout can be anything you'd like to help you\r
1946    identify it later.\r
1947 \r
1948 -  If this is a barcode label you'll want to choose the encoding (Code\r
1949    39 is the most common)\r
1950 \r
1951 -  The layout type can be any combination of bibliographic information\r
1952    and/or barcode. For example a spine label would just be Biblio\r
1953    whereas a label for your circulation staff to use to checkout the\r
1954    book would probably be Biblio/Barcode.\r
1955 \r
1956 -  The Bibliographic Data to Print includes any of the data fields that\r
1957    may be mapped to your MARC frameworks. You can choose from the preset\r
1958    list of fields or you can click on 'List Fields' and enter your own\r
1959    data. In 'List Fields', you can specify MARC subfields as a\r
1960    4-character tag-subfield string: (ie. 254a for the title field), You\r
1961    can also enclose a whitespace-separated list of fields to concatenate\r
1962    on one line in double quotes. (ie. "099a 099b" or "itemcallnumber\r
1963    barcode"). The fields available are from the database tables list\r
1964    below. Finally you could add in static text strings in single-quote\r
1965    (ie. 'Some static text here.')\r
1966 \r
1967    -  You can use the schema viewer (http://schema.koha-community.org)\r
1968       with the following tables to find field names to use:\r
1969 \r
1970       -  Currently all fields in the following tables are used: items,\r
1971          biblioitems, biblio, branches\r
1972 \r
1973          List fields\r
1974          |image328|\r
1975 \r
1976 -  Choose if the label maker should print out the guidelines around each\r
1977    label\r
1978 \r
1979 -  Choose if you'd like Koha to try to split your call numbers (usually\r
1980    used on Spine Labels)\r
1981 \r
1982 -  Finally choose your text settings such as alignment, font type and\r
1983    size.\r
1984 \r
1985 After saving, your layouts will appear on the 'Manage Layouts' page.\r
1986 \r
1987 `Batches <#labelbatches>`__\r
1988 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
1989 \r
1990 -  *Get there:* More > Tools > Label Creator > Manage > Label batches\r
1991 \r
1992 Batches are made up of the barcodes you would like to print. Once in\r
1993 this tool you can search for the item records you would like to print\r
1994 out labels for.\r
1995 \r
1996 `Add a Batch <#addlabelbatch>`__\r
1997 ''''''''''''''''''''''''''''''''\r
1998 \r
1999 Batches can be created in one of two ways. The first is to click the\r
2000 'Create Label Batch' link on the '`Staged MARC\r
2001 Management <#managestaged>`__' page:\r
2002 \r
2003 Create Label Batch Link on Staged Records List\r
2004 |image329|\r
2005 \r
2006 The other is to choose to create a new batch from the label creator tool\r
2007 \r
2008 Create New Batch\r
2009 |image330|\r
2010 \r
2011 You will be brought to an empty batch with a box to scan barcodes or\r
2012 itemnumbers in to and an 'Add item(s)' button at the bottom of the page.\r
2013 \r
2014 Add Items\r
2015 |image331|\r
2016 \r
2017 You can either scan barcodes in to the box provided and click the 'Add\r
2018 item(s)' button or you can click the 'Add item(s)' button with the\r
2019 barcodes box empty. Clicking 'Add item(s)' with nothing in the barcodes\r
2020 box will open a search window for you to find the items you want to add\r
2021 to the batch.\r
2022 \r
2023 Search for items for a Batch\r
2024 |image332|\r
2025 \r
2026 From the search results, click the check box next to the items you want\r
2027 to add to the batch and click the 'Add checked' button. You can also add\r
2028 items one by one by clicking the 'Add' link to the left of each item.\r
2029 \r
2030 Batch search results\r
2031 |image333|\r
2032 \r
2033 Once you have added all of the items click the 'Done' button. The\r
2034 resulting page will list the items you have selected.\r
2035 \r
2036 List of items in the batch\r
2037 |image334|\r
2038 \r
2039 To print your labels, click the 'Export full batch' button. To print\r
2040 only some of the labels, click the 'Export selected item(s)' button.\r
2041 Either way you will be presented with a confirmation screen where you\r
2042 can choose your template and layout.\r
2043 \r
2044 Start batch export\r
2045 |image335|\r
2046 \r
2047 You will then be presented with three download options: PDF, Excel, and\r
2048 CSV.\r
2049 \r
2050 Batch save options\r
2051 |image336|\r
2052 \r
2053 After saving your file, simply print to the blank labels you have in\r
2054 your library.\r
2055 \r
2056 `Quick Spine Label Creator <#quicklabelcreator>`__\r
2057 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
2058 \r
2059 -  *Get there:* More > Tools > Catalog > Quick Spine Label Creator\r
2060 \r
2061     **Note**\r
2062 \r
2063     This tool does not use the label layouts or templates, it simply\r
2064     prints a spine label in the first spot on the label sheet.\r
2065 \r
2066     -  Define the fields you want to print on the spine label in the\r
2067        `SpineLabelFormat <#SpineLabelFormat>`__ system preference\r
2068 \r
2069     -  Format your label printing by editing spinelabel.css found in\r
2070        koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/css/\r
2071 \r
2072 To use this tool you simply need the barcode for the book you'd like to\r
2073 print the spine label for.\r
2074 \r
2075 Quick Spine Label Creator\r
2076 |image337|\r
2077 \r
2078 `MARC modification templates <#marcmodtemplates>`__\r
2079 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
2080 \r
2081 The MARC Modification Templates system gives Koha users the power to\r
2082 make alterations to MARC records automatically while staging MARC\r
2083 records for import.\r
2084 \r
2085 This tool is useful for altering MARC records from various\r
2086 venders/sources work with your MARC framework. The system essentially\r
2087 allows one to create a basic script using actions to Copy, Move, Add,\r
2088 Update and Delete fields.\r
2089 \r
2090 Start by adding a new template (a template can be made up of one or more\r
2091 actions) by entering a name and clicking 'Create template'.\r
2092 \r
2093 Add a new template\r
2094 |image338|\r
2095 \r
2096 Next you can add actions to the template by filling in the Action box.\r
2097 For example if you're loading in a batch of files from your EBook vendor\r
2098 you might want to add the biblio item type of EBOOK to the 942$c.Add\r
2099 action\r
2100 \r
2101 -  Choose 'Add/Update'\r
2102 \r
2103 -  Enter the field 942 and subfield c\r
2104 \r
2105 -  Enter the value of 'EBOOK' (or whatever your ebook item type code is)\r
2106 \r
2107 -  Provide a description so you can identify this action later\r
2108 \r
2109 -  Click 'Add action'\r
2110 \r
2111 Each action can also have an optional condition to check the value or\r
2112 existance of another field. For example you might want to add the call\r
2113 number to the item record if it's not already there.\r
2114 \r
2115 Add conditional action\r
2116 |image339|\r
2117 \r
2118 -  Choose 'Copy'\r
2119 \r
2120 -  Decide if you want to copy the first occurance or all occurances of\r
2121    the field\r
2122 \r
2123 -  Enter the field 090 (or other biblio call number field) and subfield\r
2124    a to copy\r
2125 \r
2126 -  Enter the 952 field and o subfield to copy to\r
2127 \r
2128 -  Choose 'if'\r
2129 \r
2130 -  Enter the 952 field and o subfield\r
2131 \r
2132 -  Choose "doesn't exist"\r
2133 \r
2134 -  Provide a description so you can identify this action later\r
2135 \r
2136 -  Click 'Add action'\r
2137 \r
2138 The Copy & Move actions also support Regular Expressions, which can be\r
2139 used to automatically modify field values during the copy/move. An\r
2140 example would be to strip out the '$' character in field 020$c.\r
2141 \r
2142 Add regex action\r
2143 |image340|\r
2144 \r
2145 -  Choose 'Copy and replace'\r
2146 \r
2147 -  Decide if you want to copy the first occurance or all occurances of\r
2148    the field\r
2149 \r
2150 -  Enter the field 020 and subfield c to copy\r
2151 \r
2152 -  Enter the 020 field and c subfield to copy to\r
2153 \r
2154 -  Check the 'RegEx' box and enter your regular expression (in this case\r
2155    s/\\$// )\r
2156 \r
2157 -  Choose 'if'\r
2158 \r
2159 -  Enter the 020 field and c subfield\r
2160 \r
2161 -  Choose "matches"\r
2162 \r
2163 -  Check the 'RegEx' box and enter your regular expression (in this case\r
2164    m/^\\$/ )\r
2165 \r
2166 -  Provide a description so you can identify this action later\r
2167 \r
2168 -  Click 'Add action'\r
2169 \r
2170     **Note**\r
2171 \r
2172     The value for an update can include variables that change each time\r
2173     the template is used. Currently, the system supports two variables,\r
2174     \_\_BRANCHCODE\_\_ which is replaced with the branchcode of the\r
2175     library currently using the template, and \_\_CURRENTDATE\_\_ which\r
2176     is replaced with the current date in ISO format ( YYYY-MM-DD ).\r
2177 \r
2178 You could also use regular expressions to add your library's proxy URL\r
2179 in front of links in your MARC record.Add proxy URL\r
2180 \r
2181 -  Choose 'Copy and replace'\r
2182 \r
2183 -  Decide if you want to copy the first occurance or all occurances of\r
2184    the field\r
2185 \r
2186 -  Enter the field 856 and subfield u to copy\r
2187 \r
2188 -  Enter the 856 field and u subfield to copy to\r
2189 \r
2190 -  Check the 'RegEx' box and enter your regular expression (in this case\r
2191    s/^/PROXY\_URL/ )\r
2192 \r
2193 -  Provide a description so you can identify this action later\r
2194 \r
2195 -  Click 'Add action'\r
2196 \r
2197 When choosing between 'Copy' and 'Copy and replace' keep the following\r
2198 example in mind:\r
2199 \r
2200 ::\r
2201 \r
2202     245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.\r
2203     300 _aA_exists _bB_exists\r
2204 \r
2205 If we apply action (a) Copy the whole field 245 to 300, we get:\r
2206 \r
2207 ::\r
2208 \r
2209     245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.\r
2210     300 _aA_exists _bB_exists\r
2211     300 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.\r
2212 \r
2213 If we apply action (b) Copy the subfield 245$a to 300$a, we get:\r
2214 \r
2215 ::\r
2216 \r
2217     245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.\r
2218     300 _aThe art of computer programming _bB_exists\r
2219 \r
2220 Once your actions are saved you can view them at the top of the screen.\r
2221 Actions can be moved around using the arrows to the left of them.\r
2222 \r
2223 View actions\r
2224 |image341|\r
2225 \r
2226 Depending on your actions the order may be very important. For example\r
2227 you don't want to delete a field before you copy it to another field.\r
2228 \r
2229 To add another template you can either start fresh or click the\r
2230 'Duplicate current template' checkbox to create a copy of an existing\r
2231 template to start with.\r
2232 \r
2233 Duplicate template\r
2234 |image342|\r
2235 \r
2236 Once your template is saved you will be able to pick it when using the\r
2237 `Stage MARC Records for Import <#stagemarc>`__ tool.\r
2238 \r
2239 Choose template\r
2240 |image343|\r
2241 \r
2242 `Stage MARC Records for Import <#stagemarc>`__\r
2243 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
2244 \r
2245 -  *Get there:* More > Tools > Catalog > Stage MARC records for import\r
2246 \r
2247 This tool can be used to import both bibliographic and authority records\r
2248 that are saved in MARC format. Importing records into Koha includes two\r
2249 steps. The first is to stage records for import.\r
2250 \r
2251 -  First find the MARC file on your computer\r
2252 \r
2253    Stage MARC Records for Import\r
2254    |image344|\r
2255 \r
2256 -  Next you will be presented with options for record matching and item\r
2257    imports\r
2258 \r
2259    Upload options\r
2260    |image345|\r
2261 \r
2262    -  Enter 'Comments about this file' to identify your upload when\r
2263       going to the '`Manage Staged MARC Records <#managestaged>`__' tool\r
2264 \r
2265    -  Tell Koha which type of file this is, bibliographic or authority\r
2266 \r
2267       Record type\r
2268       |image346|\r
2269 \r
2270    -  Choose the character encoding\r
2271 \r
2272       Chracter encoding\r
2273       |image347|\r
2274 \r
2275    -  Choose if you would like to use a `MARC Modification\r
2276       Template <#marcmodtemplates>`__ to alter the data you're about to\r
2277       import\r
2278 \r
2279       Choose modification template\r
2280       |image348|\r
2281 \r
2282    -  Choose whether or not you want to look for matching records\r
2283 \r
2284       Look for matches\r
2285       |image349|\r
2286 \r
2287       -  You can set up `record matching rules <#recordmatchingrules>`__\r
2288          through the administration area\r
2289 \r
2290          Matching rules\r
2291          |image350|\r
2292 \r
2293          -  When using the ISBN matching rule Koha will find only exact\r
2294             matches. If you find that the ISBN match is not working to\r
2295             your satisfaction you can change the\r
2296             `AggressiveMatchOnISBN <#AggressiveMatchOnISBN>`__\r
2297             preference to 'Do' and then run your import again.\r
2298 \r
2299    -  Next choose what to do with matching records if they are found\r
2300 \r
2301    -  Finally choose what to do with records that are unique\r
2302 \r
2303    -  Next you can choose whether or not to import the item data found\r
2304       in the MARC records (if the file you're loading is a bibliographic\r
2305       file)\r
2306 \r
2307       Import items\r
2308       |image351|\r
2309 \r
2310       -  From here you can choose to always add items regardless of\r
2311          matching status, add them only if a matching bib was found, add\r
2312          items only if there was no matching bib record, replace items\r
2313          if a matching bib was found (The match will look at the\r
2314          itemnumbers and barcodes to match on for items. Itemnumbers\r
2315          take precendence over barcodes), or Ignore items and not add\r
2316          them.\r
2317 \r
2318 -  Click 'Stage for import'\r
2319 \r
2320 -  You will be presented with a confirmation of your MARC import\r
2321 \r
2322    MARC Import Confirmation\r
2323    |image352|\r
2324 \r
2325 -  To complete the process continue to the `Manage Staged MARC Records\r
2326    Tool <#managestaged>`__\r
2327 \r
2328 `Staged MARC Record Management <#managestaged>`__\r
2329 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
2330 \r
2331 -  *Get there:* More > Tools > Catalog > Staged MARC Record Management\r
2332 \r
2333 Once you have `staged <#stagemarc>`__ your records for import you can\r
2334 complete the import using this tool.\r
2335 \r
2336 List of Staged MARC Records\r
2337 |image353|\r
2338 \r
2339 -  From the list of staged records, click on the file name that you want\r
2340    to finish importing\r
2341 \r
2342    -  You will note that records that have already been imported will\r
2343       say so under 'Status'\r
2344 \r
2345 -  A summary of your import will appear along with the option to change\r
2346    your matching rules\r
2347 \r
2348    Manage Staged Records Batch\r
2349    |image354|\r
2350 \r
2351 -  Below the summary is the option to import the batch of bib records\r
2352    using a specific framework\r
2353 \r
2354    Choose Framework to Import Into\r
2355    |image355|\r
2356 \r
2357    -  Choosing a framework other than 'Default' isn't necessary, but\r
2358       it's helpful for running reports and having the right bib level\r
2359       item type selected on import.\r
2360 \r
2361 -  Below the framework selection there will be a list of the records\r
2362    that will be imported\r
2363 \r
2364    List of Staged Records\r
2365    |image356|\r
2366 \r
2367    -  Review your summary before completing your import to make sure\r
2368       that your matching rule worked and that the records appear as you\r
2369       expect them to\r
2370 \r
2371    -  Matches will appear with info under the 'Match details column'\r
2372 \r
2373       Matched record\r
2374       |image357|\r
2375 \r
2376       and when clicking the 'View' link under 'Diff' you can see the\r
2377       difference between versions.\r
2378 \r
2379       Record differences\r
2380       |image358|\r
2381 \r
2382 -  Click 'Import into catalog' to complete the import\r
2383 \r
2384    Import summary\r
2385    |image359|\r
2386 \r
2387 -  Once your import is complete a link to the new bib records will\r
2388    appear to the right of each title that was imported\r
2389 \r
2390 -  You can also undo your import by clicking the 'Undo import into\r
2391    catalog' button\r
2392 \r
2393 Records imported using this tool remain in the 'reservoir' until they\r
2394 are cleaned. These items will appear when searching the catalog from the\r
2395 `Cataloging <#cataloging>`__ tool:\r
2396 \r
2397 Reservoir Results\r
2398 |image360|\r
2399 \r
2400 To clean items out of the 'reservoir':\r
2401 \r
2402 -  Visit the main screen of the Manage Staged MARC Records tool\r
2403 \r
2404    List of Staged MARC Records\r
2405    |image361|\r
2406 \r
2407 -  To clean a batch, click the 'Clean' button to the right\r
2408 \r
2409 -  You will be presented with a confirmation message\r
2410 \r
2411    Clean MARC Records Confirmation\r
2412    |image362|\r
2413 \r
2414    -  Accept the deletion and the records will be removed from the\r
2415       reservoir and the status will be changed to 'cleaned'\r
2416 \r
2417 `Upload Local Cover Image <#uploadlocalimages>`__\r
2418 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
2419 \r
2420 -  *Get there:* More > Tools > Catalog > Upload Local Cover Image\r
2421 \r
2422 This tool will allow you to upload cover images for the materials in\r
2423 your catalog. To access this tool, staff will need the\r
2424 `upload\_local\_cover\_images permission <#toolspermissions>`__. In\r
2425 order for images to show in the staff client and/or OPAC you will need\r
2426 to set your `LocalCoverImages <#LocalCoverImages>`__ and/or\r
2427 `OPACLocalCoverImages <#OPACLocalCoverImages>`__ preferences to\r
2428 'Display.' Images can be uploaded in batches or one by one.\r
2429 \r
2430     **Note**\r
2431 \r
2432     Koha does not have a maximum file size limit for this tool, but\r
2433     Apache may limit the maximum size of uploads (talk to your sys\r
2434     admin).\r
2435 \r
2436     **Note**\r
2437 \r
2438     When you want to upload multiple images onto a bib record, they will\r
2439     display left to right (then top to bottom, depending on screen real\r
2440     estate) in order of uploading, and the one on the left (the first\r
2441     one uploaded) will be the one used as a thumbnail cover in search\r
2442     results and on the detail page. There is no way to reorder cover\r
2443     images uploaded in this way, so be sure to upload them in the order\r
2444     you'd like them to appear.Multiple cover images on one record\r
2445 \r
2446 If uploading a single image:\r
2447 \r
2448 -  Visit the tool and click the 'Browse' button to browse to the image\r
2449    on your local machine.\r
2450 \r
2451    Upload single cover image\r
2452    |image363|\r
2453 \r
2454 -  Click 'Upload file'\r
2455 \r
2456 -  Choose 'Image file' under the 'File type' section\r
2457 \r
2458 -  Enter the biblionumber for the record you're attaching this image to.\r
2459    This is not the same as the barcode, this is the system generated\r
2460    number assigned by Koha.\r
2461 \r
2462    -  Find the biblionumber by looking at the end of the URL in the\r
2463       address bar when on the detail page\r
2464 \r
2465       Biblionumber in URL\r
2466       |image364|\r
2467 \r
2468    -  or by clicking on the MARC tab on the detail page in the staff\r
2469       client\r
2470 \r
2471       Biblionumber on MARC Record\r
2472       |image365|\r
2473 \r
2474 -  If you would like to replace any other cover images you may have\r
2475    uploaded in the past, check the 'Replace existing covers' box under\r
2476    the 'Options' section\r
2477 \r
2478 -  Click 'Process images'\r
2479 \r
2480 -  You will be presented with a summary of the upload and a link to the\r
2481    record you have just added the image to\r
2482 \r
2483 If uploading a batch of images at once you will need to prepare a ZIP\r
2484 file first.\r
2485 \r
2486 -  Enter in to the ZIP file all the images you are uploading\r
2487 \r
2488 -  Also include a text file (\*.TXT) named either datalink.txt or\r
2489    idlink.txt listing the biblionumber followed by the image name for\r
2490    each image one per line\r
2491 \r
2492    -  ex. 4091,image4091.jpg\r
2493 \r
2494       ZIP File Contents\r
2495       |image366|\r
2496 \r
2497 -  Browse your local computer to the ZIP file\r
2498 \r
2499 -  Click 'Upload file'\r
2500 \r
2501 -  Choose 'Zip file' under the 'File type' section\r
2502 \r
2503 -  If you would like to replace any other cover images you may have\r
2504    uploaded in the past, check the 'Replace existing covers' box under\r
2505    the 'Options' section\r
2506 \r
2507 -  Click 'Process images'\r
2508 \r
2509 -  You will be presented with a summary of the upload\r
2510 \r
2511    Upload Summary\r
2512    |image367|\r
2513 \r
2514     **Important**\r
2515 \r
2516     The source image is used to generate a 140 x 200 px thumbnail image\r
2517     and a 600 x 800 px full-size image. The original sized image\r
2518     uploaded will not be stored by Koha\r
2519 \r
2520 You will be able to see your cover images in the staff client on the\r
2521 detail page under the 'Image' tab in the holdings table at the bottom\r
2522 \r
2523 Cover images in the staff client\r
2524 |image368|\r
2525 \r
2526 In the OPAC the cover images will also appear in the images tab, as well\r
2527 as next to the title and on the search results.\r
2528 \r
2529 If you would like to remove a cover image you can click 'Delete image'\r
2530 below the image if you have the `upload\_local\_cover\_images\r
2531 permission <#toolspermissions>`__.\r
2532 \r
2533 `Additional Tools <#additionaltools>`__\r
2534 ---------------------------------------\r
2535 \r
2536 `Calendar <#calholidays>`__\r
2537 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
2538 \r
2539 -  *Get there:* More > Tools > Additional Tools > Calendar\r
2540 \r
2541 Libraries can define library closings and holidays to be used when\r
2542 calculating due dates. You can make use of the Calendar by turning on\r
2543 the proper system preferences:\r
2544 \r
2545 -  *Get there:*\ More > Administration > Global System Preferences >\r
2546    Circulation > `useDaysMode <#useDaysMode>`__\r
2547 \r
2548    -  Choose the method for calculating due date - either include days\r
2549       the library is closed in the calculation or don't include them.\r
2550 \r
2551 -  *Get there:* More > Administration > Global System Preferences >\r
2552    Circulation > `finescalendar <#finesCalendar>`__\r
2553 \r
2554    -  This will check the holiday calendar before charging fines\r
2555 \r
2556 Calendar & Holidays Tools\r
2557 |image369|\r
2558 \r
2559 `Adding Events <#addevents>`__\r
2560 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
2561 \r
2562 Before adding events, choose the library you would like to apply the\r
2563 closings to. When adding events you will be asked if you would like to\r
2564 apply the event to one branch or all branches. To add events, simply\r
2565 \r
2566 -  Click on the date on the calendar that you would like to apply the\r
2567    closing to\r
2568 \r
2569    Calendar Add Form\r
2570    |image370|\r
2571 \r
2572 -  In the form that appears above the calendar, enter the closing\r
2573    information (for more info on each option click the question mark [?]\r
2574    to the right of the option)\r
2575 \r
2576    -  Library will be filled in automatically based on the library you\r
2577       chose from the pull down at the top of the page\r
2578 \r
2579    -  The day information will also be filled in automatically based on\r
2580       the date you clicked on the calendar\r
2581 \r
2582    -  In the description enter the reason the library is closed\r
2583 \r
2584    -  Next you can choose if this event is a one time event or if it is\r
2585       repeatable.\r
2586 \r
2587       -  If this is a one day holiday choose 'Holiday only on this day'\r
2588 \r
2589       -  If this is a weekly closing (like a weekend day) then you can\r
2590          choose 'Holiday repeated every same day of the week'\r
2591 \r
2592       -  If this is an annual holiday closing choose 'Holiday repeated\r
2593          yearly on the same date'\r
2594 \r
2595       -  If the library is going to be closed for the week or a range of\r
2596          time choose 'Holiday on a range' and enter a 'To Date' at the\r
2597          top\r
2598 \r
2599       -  If the library is going to be closed for a range of time each\r
2600          year (such as summer holidays for schools) choose 'Holiday\r
2601          repeated yearly on a range' and enter a 'To Date' at the top\r
2602 \r
2603    -  Finally decide if this event should be applied to all libraries or\r
2604       just the one you have originally selected\r
2605 \r
2606       -  If you'd rather enter all the holidays and then copy them all\r
2607          to another branch all at once you can use the copy menu below\r
2608          the calendar\r
2609 \r
2610          Copy holidays\r
2611          |image371|\r
2612 \r
2613 -  After saving you will see the event listed in the summary to the\r
2614    right the calendar\r
2615 \r
2616    Calendar Summary\r
2617    |image372|\r
2618 \r
2619 `Editing Events <#editevents>`__\r
2620 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
2621 \r
2622 To edit events\r
2623 \r
2624 -  Click on the event on the calendar that you want to change (do this\r
2625    by clicking on the date on the calendar, not the event listed in the\r
2626    summary)\r
2627 \r
2628    Edit holiday form\r
2629    |image373|\r
2630 \r
2631 -  From this form you can make edits to the holiday or delete the\r
2632    holiday completely.\r
2633 \r
2634    -  All actions require that you click 'Save' before the change will\r
2635       be made.\r
2636 \r
2637 -  Clicking on repeatable events will offer slightly different options\r
2638 \r
2639    Edit repeatable event\r
2640    |image374|\r
2641 \r
2642    -  In the form above you will note that there is now an option to\r
2643       'Generate an exception for this repeated holiday,' choosing this\r
2644       option will allow you to make it so that this date is not closed\r
2645       even though the library is usually closed on this date.\r
2646 \r
2647       -  All actions require that you click 'Save' before the change\r
2648          will be made.\r
2649 \r
2650 `Additional Help <#calendarhelp>`__\r
2651 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
2652 \r
2653 When adding or editing events you can get additional help by clicking on\r
2654 the question mark next to various different options on the form\r
2655 \r
2656 Additional Calendar Help Buttons\r
2657 |image375|\r
2658 \r
2659 `CSV Profiles <#csvprofiles>`__\r
2660 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
2661 \r
2662 -  *Get there:* More > Tools > Additional Tools > CSV Profiles\r
2663 \r
2664 CSV Profiles are created to define how you would like your cart or list\r
2665 to export.\r
2666 \r
2667 `Add CSV Profiles <#addcsvprofile>`__\r
2668 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
2669 \r
2670 To add a CSV Profile\r
2671 \r
2672 -  Click 'CSV Profiles' from the Tools menu\r
2673 \r
2674 -  The 'Profile type' determines what type of fields you plan to use\r
2675    (MARC or SQL) to define your profile\r
2676 \r
2677    -  If you choose MARC then you will need to enter MARC fields\r
2678 \r
2679    MARC CSV Profile\r
2680    |image376|\r
2681 \r
2682    -  If you choose SQL then you will need to enter SQL database fields\r
2683 \r
2684       SQL CSV Profile\r
2685       |image377|\r
2686 \r
2687    -  The 'Profile name' will appear on the export pull down list when\r
2688       choosing 'Download' from your cart or list\r
2689 \r
2690       Download List\r
2691       |image378|\r
2692 \r
2693    -  The 'Profile description' is for your own benefit, but will also\r
2694       appear in the OPAC when patrons download content, so make sure\r
2695       it's clear to your patrons as well\r
2696 \r
2697    -  The 'CSV separator' is the character used to separate values and\r
2698       value groups\r
2699 \r
2700           **Note**\r
2701 \r
2702           The most common option here is comma because most spreadsheet\r
2703           applications know how to open files split by commas.\r
2704 \r
2705    -  The 'Field separator' is the character used to separate duplicate\r
2706       fields\r
2707 \r
2708       -  Example: You may have multiple 650 fields and this is the\r
2709          character that will appear in between each one in the column\r
2710 \r
2711          Field separators in between multiple subjects\r
2712          |image379|\r
2713 \r
2714    -  The 'Subfield separator' is the character used to separate\r
2715       duplicate subfields\r
2716 \r
2717       -  Example: You may have multiple $a subfields in a field\r
2718 \r
2719    -  The 'Encoding' field lets you define the encoding used when saving\r
2720       the file\r
2721 \r
2722    -  Finally format your CSV file using the 'Profile MARC' or 'Profile\r
2723       SQL' field\r
2724 \r
2725       -  Define which fields or subfields you want to export, separated\r
2726          by pipes. Example : 200\|210$a\|301 for MARC and\r
2727          biblio.title\|biblio.author for SQL\r
2728 \r
2729       -  **Note**\r
2730 \r
2731              You can also use your own headers (instead of the ones from\r
2732              Koha) by prefixing the field number with an header,\r
2733              followed by the equal sign. Example : Personal\r
2734              name=100\|title=245$a\|300\r
2735 \r
2736    When you have entered in all of the information for you profile,\r
2737    simply click 'Submit' and you will be presented with a confirmation\r
2738    that your profile has been saved.\r
2739 \r
2740    Confirmation of new CSV profile\r
2741    |image380|\r
2742 \r
2743 `Modify CSV Profiles <#editcsvprofile>`__\r
2744 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
2745 \r
2746 Once you have created at least one CSV Profile an 'Edit profile' tab\r
2747 will appear next to the 'New profile' button.\r
2748 \r
2749 Modify CSV Profiles\r
2750 |image381|\r
2751 \r
2752 -  Choose the profile you would like to edit and alter the necessary\r
2753    fields.\r
2754 \r
2755 -  After submitting your changes you will be presented with a\r
2756    confirmation message at the top of the screen\r
2757 \r
2758    Confirmation of CSV modification\r
2759    |image382|\r
2760 \r
2761 -  To delete a profile, check the 'Delete selected profile' option\r
2762    before clicking 'Submit Query'\r
2763 \r
2764    Delete an existing CSV Profile\r
2765    |image383|\r
2766 \r
2767 `Using CSV Profiles <#usecsvprofiles>`__\r
2768 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
2769 \r
2770 Your CSV Profiles will appear on the export list or cart menu under the\r
2771 'Download' button in both the staff client and the OPAC\r
2772 \r
2773 CSV Profiles on Download Menu in the Staff Client\r
2774 |image384|\r
2775 \r
2776 `Log Viewer <#logviewer>`__\r
2777 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
2778 \r
2779 -  *Get there:* More > Tools > Additional Tools > Log Viewer\r
2780 \r
2781 Actions within the Koha system are tracked in log files. Your `system\r
2782 preferences <#logs>`__ can be changed to prevent the logging of\r
2783 different actions. These logs can be viewed using the Log Viewer Tool.\r
2784 \r
2785 Log Viewer\r
2786 |image385|\r
2787 \r
2788 Choosing different combinations of menu options will produce the log\r
2789 file for that query.\r
2790 \r
2791 A query for all logs related to the Circulation module produces a result\r
2792 like this\r
2793 |image386|\r
2794 \r
2795 `News <#newstool>`__\r
2796 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
2797 \r
2798 -  *Get there:* More > Tools > Additional Tools > News\r
2799 \r
2800 Koha's news module allows librarians to post news to the OPAC, staff\r
2801 interface and circulation receipts.\r
2802 \r
2803 Koha News Module\r
2804 |image387|\r
2805 \r
2806 To add news to either the OPAC, the Staff Client or a Circulation\r
2807 receipt:\r
2808 \r
2809 -  Click 'New Entry'\r
2810 \r
2811    Add Koha News Form\r
2812    |image388|\r
2813 \r
2814    -  Under 'Display Location' choose whether to put the news on the\r
2815       OPAC, Slip (circulation receipt) or the Librarian (Staff)\r
2816       Interface.Display location\r
2817 \r
2818    -  Choose the library this news item will show for\r
2819 \r
2820    -  Choose a title for your entry\r
2821 \r
2822    -  Using the publication and expiration date fields you can control\r
2823       from which date and for how long your news item appears\r
2824 \r
2825       -  Examples: (these assume today's date as 07-May-2015)\r
2826 \r
2827          -  Publish on current date: set publication date as 07-May-2015\r
2828 \r
2829          -  Schedule for publishing in future: set date later than\r
2830             07-May-2015\r
2831 \r
2832          -  Backdate the news item: set date earlier than 07-May-2015\r
2833 \r
2834    -  'Appear in position' lets you decide what order your news items\r
2835       appear in\r
2836 \r
2837    -  The 'News' box allows for the use of HTML for formatting of your\r
2838       news item\r
2839 \r
2840 -  After filling in all of the fields, click 'Submit'\r
2841 \r
2842 -  News in the OPAC will appear above the\r
2843    `OpacMainUserBlock <#OpacMainUserBlock>`__\r
2844 \r
2845    News in the OPAC\r
2846    |image389|\r
2847 \r
2848    -  Below the news in the OPAC there will be an RSS icon allowing you\r
2849       to subscribe to library newsNews RSS feed\r
2850 \r
2851 -  News in the Staff Client will appear on the far left of the screen\r
2852 \r
2853    News in the Staff Client\r
2854    |image390|\r
2855 \r
2856 -  News on the circulation receipts will appear below the items that are\r
2857    checked out\r
2858 \r
2859    News at the bottom of the circulation receipt\r
2860    |image391|\r
2861 \r
2862 -  Depending on your choice for the\r
2863    `NewsAuthorDisplay <#NewsAuthorDisplay>`__ preference you will also\r
2864    see the person who created the news item (this uses the logged in\r
2865    person)\r
2866 \r
2867 `Task Scheduler <#taskscheduler>`__\r
2868 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
2869 \r
2870 -  *Get there:* More > Tools > Additional Tools > Task Scheduler\r
2871 \r
2872 The task scheduler is a way to schedule reports to run whenever you\r
2873 want.\r
2874 \r
2875 To schedule a task, visit the Task Scheduler and fill in the form\r
2876 \r
2877 Task Scheduler\r
2878 |image392|\r
2879 \r
2880 -  Current Server Time shows the time on your server (schedule all of\r
2881    your reports to run based on that time - not on your local time)\r
2882 \r
2883 -  Time should be entered as hh:mm (2 digit hour, 2 digit minute)\r
2884 \r
2885 -  Date should be entered using the calendar pop up\r
2886 \r
2887 -  From Report choose the report you want to schedule\r
2888 \r
2889 -  Choose whether to receive the text of or a link to the results\r
2890 \r
2891 -  In the Email filed enter the email of the person you want to receive\r
2892    your report\r
2893 \r
2894 Below the task scheduler form, there is a list of scheduled reports\r
2895 \r
2896 Scheduled Tasks\r
2897 |image393|\r
2898 \r
2899 You can also schedule reports directly from the list of saved reports by\r
2900 clicking the 'Schedule' link\r
2901 \r
2902 Saved Reports List\r
2903 |image394|\r
2904 \r
2905 `Troubleshooting <#taskscedtroubleshoot>`__\r
2906 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
2907 \r
2908 Task scheduler will not work if the user the web server runs as doesn't\r
2909 have the permission to use it. To find out if the right user has the\r
2910 permissions necessary, check /etc/at.allow to see what users are in it.\r
2911 If you don't have that file, check etc/at.deny. If at.deny exists but is\r
2912 blank, then every user can use it. Talk to your system admin about\r
2913 adding the user to the right place to make the task scheduler work.\r
2914 \r
2915 `Quote of the Day (QOTD) Editor <#QOTDEditor>`__\r
2916 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
2917 \r
2918 -  *Get there:* More > Tools > Additional Tools > Edit quotes for QOTD\r
2919    feature\r
2920 \r
2921 This tool will allow you to add and edit quotes to show on the OPAC if\r
2922 you're using the Quote of the Day (QOTD) feature.\r
2923 \r
2924 To turn this feature on set the `QuoteOfTheDay <#QuoteOfTheDay>`__\r
2925 preference to 'Enable and add at least one quote via the Quote of the\r
2926 Day Editor. Once these steps are complete you will see your quotes above\r
2927 the `OpacMainUserBlock <#OpacMainUserBlock>`__ in the OPAC:\r
2928 \r
2929 Quote in the OPAC\r
2930 |image395|\r
2931 \r
2932 `Add a Quote <#addquote>`__\r
2933 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
2934 \r
2935 To add a quote:\r
2936 \r
2937 -  Click the 'Add quote' button in the toolbar and an empty quote entry\r
2938    will be added to the end of the current quote list.\r
2939 \r
2940    Add quote button\r
2941    |image396|\r
2942 \r
2943    -  **Important**\r
2944 \r
2945           Both the 'Source' and the 'Text' fields must be filled in in\r
2946           order to save the new quote.\r
2947 \r
2948           Add quote\r
2949           |image397|\r
2950 \r
2951 -  When finished filling in both fields, press the <Enter> key on your\r
2952    keyboard to save the new quote.\r
2953 \r
2954 -  The list will update and the new quote should now be visible in the\r
2955    list.\r
2956 \r
2957     **Note**\r
2958 \r
2959     You may cancel the addition of a new quote any time prior to saving\r
2960     it simply by pressing the <Esc> key on your keyboard.\r
2961 \r
2962 `Edit/Delete a Quote <#editquote>`__\r
2963 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
2964 \r
2965 Once the current quote pool has been loaded into the editing table, you\r
2966 may edit the quote source and text.\r
2967 \r
2968 -  Edit either the 'Source' or 'Text' fields by clicking on the desired\r
2969    field.\r
2970 \r
2971    Edit quote\r
2972    |image398|\r
2973 \r
2974 -  When you are finished editing a field, press the <Enter> key on your\r
2975    keyboard to save the changes.\r
2976 \r
2977 The list will be updated, the edits saved, and visible.\r
2978 \r
2979 If you'd like you can also delete quote(s).\r
2980 \r
2981 -  Select the quote(s) you desire to delete by clicking on the\r
2982    corresponding quote id.\r
2983 \r
2984 -  Once quote selection is finished, simply click the 'Delete quote(s)'\r
2985    button.\r
2986 \r
2987 -  You will be prompted to confirm the deletion.\r
2988 \r
2989 -  After confirming the deletion, the list will update and the quote(s)\r
2990    will no longer appear.\r
2991 \r
2992 `Import Quotes <#importquote>`__\r
2993 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
2994 \r
2995 If you'd like you can import a batch of quotes as a CSV file. Your file\r
2996 must contain two columns in the form: "source","text" with no header\r
2997 row.\r
2998 \r
2999     **Note**\r
3000 \r
3001     You will be prompted to confirm upload of files larger than 512KB.\r
3002 \r
3003 -  To start the import process click the 'Import quotes' button at the\r
3004    top of the screen\r
3005 \r
3006    Import quotes button\r
3007    |image399|\r
3008 \r
3009 -  Once on the import quotes screen you can browse your computer for the\r
3010    file you would like to import\r
3011 \r
3012    Import quotes\r
3013    |image400|\r
3014 \r
3015 -  After selecting the CSV file, click the 'Open' button and the file\r
3016    will be uploaded into a temporary editing table.\r
3017 \r
3018    Imported quotes\r
3019    |image401|\r
3020 \r
3021 -  From the listing you can edit either the 'Source' or 'Text' fields by\r
3022    clicking on the desired field. When you are finished editing a field,\r
3023    press the <Enter> key on your keyboard to save the changes.\r
3024 \r
3025    Edit imported quote\r
3026    |image402|\r
3027 \r
3028 -  You can also delete quotes from this listing before completing the\r
3029    import.\r
3030 \r
3031    -  Select the quote(s) you desire to delete by clicking on the\r
3032       corresponding quote id.\r
3033 \r
3034       Selected for deletion\r
3035       |image403|\r
3036 \r
3037    -  Once quote selection is finished, simply click the 'Delete\r
3038       quote(s)' key.\r
3039 \r
3040       Delete quote(s)\r
3041       |image404|\r
3042 \r
3043    -  You will be prompted to confirm the deletion.\r
3044 \r
3045       Confirm deletion\r
3046       |image405|\r
3047 \r
3048    -  After confirming the deletion, the list will update and the\r
3049       quote(s) will no longer appear.\r
3050 \r
3051 -  Once you are satisfied with the quotes, click the 'Save quotes'\r
3052    button in the toolbar at the top and the quotes will be saved.\r
3053 \r
3054    Save quotes button\r
3055    |image406|\r
3056 \r
3057 `Upload <#uploadtool>`__\r
3058 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~\r
3059 \r
3060 -  *Get there:* More > Tools > Additional Tools > Upload\r
3061 \r
3062 This tool will allow you to upload files to your Koha system for\r
3063 selection from the `Cataloging form <#uploadbibfile>`__.\r
3064 \r
3065 `Upload Files <#uploadfiles>`__\r
3066 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
3067 \r
3068 When you first visit the Upload tool you might see a warning about\r
3069 missing a category.Upload to temprorary\r
3070 \r
3071 Categories are defined in the `authorized value <#authorizedvalues>`__\r
3072 in the UPLOAD category. If you do not have upload categories then your\r
3073 files will be temporary and will be deleted the next time the server is\r
3074 rebooted. Once you have a value in the UPLOAD authorized value category\r
3075 you will see a Category pull down below the 'Browse' button.Upload to\r
3076 category\r
3077 \r
3078 Browse your computer a file, choose a category and decide if the public\r
3079 will be able to download this file via the OPAC. Once your file is\r
3080 uploaded you will be presented with a confirmation.Upload confirmation\r
3081 \r
3082 `Search Files <#searchuploads>`__\r
3083 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^\r
3084 \r
3085 All uploaded files are searchable from below the upload form. Using the\r
3086 form you can search any part of the filename and/or the Hashvalue.Search\r
3087 uploaded files\r
3088 \r
3089 You will be presened with the results of your search.Search results\r