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   1 # SOME DESCRIPTIVE TITLE.
   2 # Copyright (C) 2017, Koha Community
   3 # This file is distributed under the same license as the Koha Manual
   4 # package.
   5 # FIRST AUTHOR <EMAIL@ADDRESS>, 2017.
   6 #
   7 #, fuzzy
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  10 "Project-Id-Version: Koha Manual 17.11\n"
  11 "Report-Msgid-Bugs-To: \n"
  12 "POT-Creation-Date: 2017-10-25 12:27-0300\n"
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  22 msgid "Acquisitions"
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  26 msgid ""
  27 "The Koha Acquisitions module provides a way for the library to record "
  28 "orders placed with vendors and manage purchase budgets."
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  32 msgid "*Get there:* More > Acquisitions"
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  36 msgid "Setup"
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  40 msgid ""
  41 "Before using the Acquisitions Module you will want to make sure that you "
  42 "have completed all of the set up."
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  47 "First, set your :ref:`Acquisitions System Preferences <acquisitions-"
  48 "label>` and :ref:`Acquisitions Administration <acquisitions-label>` to "
  49 "match your library's workflow. Before setting your :ref:`EDI Accounts` "
  50 "and :ref:`Library EANs` you will need to have :ref:`entered your vendors "
  51 "<add-a-vendor-label>`."
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  53
  54 #: ../../source/09_acquisitions.rst:25
  55 msgid "On the main acquisitions page you will see your library's funds listed."
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  66 msgid "**Note**"
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  70 msgid ""
  71 "If the total line is confusing for the funds you have set up you can hide"
  72 " it by adding"
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  75 #: ../../source/09_acquisitions.rst:38
  76 msgid "to the :ref:`IntranetUserCSS` preference."
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  79 #: ../../source/09_acquisitions.rst:40
  80 msgid ""
  81 "To see all active funds you can click the checkbox next to 'Show active "
  82 "and inactive' above the funds table."
  83 msgstr ""
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  85 #: ../../source/09_acquisitions.rst:43
  86 msgid ""
  87 "To see a history of all orders in a fund you can click on the linked "
  88 "amount and it will run a search for you."
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  93 msgstr ""
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  95 #: ../../source/09_acquisitions.rst:48
  96 msgid "Learn more in the :ref:`Budget/Fund Tracking` section of this manual."
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 100 msgid "Vendors"
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 103 #: ../../source/09_acquisitions.rst:56
 104 msgid "Before any orders can be places you must first enter at least one vendor."
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 108 msgid "Add a Vendor"
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 112 msgid "To add a vendor click the 'New Vendor' button on the Acquisitions page"
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 120 msgid "The vendor add form is broken into three pieces"
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 123 #: ../../source/09_acquisitions.rst:70
 124 msgid "The first section is for basic information about the Vendor"
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 131 #: ../../source/09_acquisitions.rst:74
 132 msgid ""
 133 "Of these fields, only the Vendor name is required, the rest of the "
 134 "information should be added to help with generating claim letters and "
 135 "invoices"
 136 msgstr ""
 137
 138 #: ../../source/09_acquisitions.rst:78
 139 msgid ""
 140 "The second section is for information regarding your contact at the "
 141 "Vendor's office"
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 147
 148 #: ../../source/09_acquisitions.rst:83
 149 msgid ""
 150 "None of these fields are required, they should only be entered if you "
 151 "want to keep track of your contact's information within Koha"
 152 msgstr ""
 153
 154 #: ../../source/09_acquisitions.rst:86
 155 msgid "The final section is for billing information"
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 159 msgid "|image786|"
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 162 #: ../../source/09_acquisitions.rst:90
 163 msgid "To be able to order from a vendor you must make them 'Active'"
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 166 #: ../../source/09_acquisitions.rst:92
 167 msgid "For List Prices and Invoice Prices choose the currency"
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 169
 170 #: ../../source/09_acquisitions.rst:94
 171 msgid ""
 172 "Currencies are assigned in the :ref:`Currencies & Exchange Rates "
 173 "<currencies-and-exchange-rates-label>` admin area"
 174 msgstr ""
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 176 #: ../../source/09_acquisitions.rst:97
 177 msgid "If your library is charged tax mark your Tax Number as registered"
 178 msgstr ""
 179
 180 #: ../../source/09_acquisitions.rst:99
 181 msgid "Note if you list prices and/or invoice prices include tax"
 182 msgstr ""
 183
 184 #: ../../source/09_acquisitions.rst:101
 185 msgid ""
 186 "If the vendor offers a consistent blank discount, enter that in the "
 187 "'Discount' field"
 188 msgstr ""
 189
 190 #: ../../source/09_acquisitions.rst:104
 191 msgid "You can enter item specific discounts when placing an order"
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 193
 194 #: ../../source/09_acquisitions.rst:106
 195 msgid "Enter your tax rate if your library is charged taxes on orders"
 196 msgstr ""
 197
 198 #: ../../source/09_acquisitions.rst:108
 199 msgid ""
 200 "If you know about how long it usually takes orders to arrive from this "
 201 "vendor you can enter a delivery time. This will allow Koha to estimate "
 202 "when orders will arrive at your library on the late orders report."
 203 msgstr ""
 204
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 206 msgid "Notes are for internal use"
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 209 #: ../../source/09_acquisitions.rst:118
 210 msgid "View/Edit a Vendor"
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 213 #: ../../source/09_acquisitions.rst:120
 214 msgid ""
 215 "To view a vendor's information page you must search for the vendor from "
 216 "the Acquisitions home page. Your search can be for any part of the "
 217 "Vendor's name:"
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 219
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 221 msgid "|image787|"
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 223
 224 #: ../../source/09_acquisitions.rst:126
 225 msgid "From the results, click on the name of the vendor you want to view or edit"
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 229 msgid "|image788|"
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 231
 232 #: ../../source/09_acquisitions.rst:131
 233 msgid "To make changes to the vendor, simply click the 'Edit vendor' button."
 234 msgstr ""
 235
 236 #: ../../source/09_acquisitions.rst:133
 237 msgid ""
 238 "If the vendor has no baskets attached to it then a 'Delete vendor' button"
 239 " will also be visible and the vendor can be deleted. Otherwise you will "
 240 "see a 'Receive shipment' button."
 241 msgstr ""
 242
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 244 msgid "|image789|"
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 246
 247 #: ../../source/09_acquisitions.rst:142
 248 msgid "Vendor Contracts"
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 250
 251 #: ../../source/09_acquisitions.rst:144
 252 msgid ""
 253 "You can define contracts (with a start and end date) and attach them to a"
 254 " vendor. This is used so that at the end of the year you can see how much"
 255 " you spent on a specific contract with a vendor. In some places, "
 256 "contracts are set up with a minimum and maximum yearly amount."
 257 msgstr ""
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 259 #: ../../source/09_acquisitions.rst:152
 260 msgid "Add a Contract"
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 262
 263 #: ../../source/09_acquisitions.rst:154
 264 msgid ""
 265 "At the top of a Vendor Information Page, you will see a 'New Contract' "
 266 "button."
 267 msgstr ""
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 270 msgid "|image790|"
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 272
 273 #: ../../source/09_acquisitions.rst:159
 274 msgid ""
 275 "The contract form will ask for some very basic information about the "
 276 "contract"
 277 msgstr ""
 278
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 280 msgid "|image791|"
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 282
 283 #: ../../source/09_acquisitions.rst:164 ../../source/09_acquisitions.rst:297
 284 #: ../../source/09_acquisitions.rst:540 ../../source/09_acquisitions.rst:619
 285 #: ../../source/09_acquisitions.rst:638 ../../source/09_acquisitions.rst:651
 286 #: ../../source/09_acquisitions.rst:712 ../../source/09_acquisitions.rst:953
 287 msgid "**Important**"
 288 msgstr ""
 289
 290 #: ../../source/09_acquisitions.rst:166
 291 msgid ""
 292 "You cannot enter a contract retrospectively. The end date must not be "
 293 "before today's date."
 294 msgstr ""
 295
 296 #: ../../source/09_acquisitions.rst:169
 297 msgid "Once the contract is saved it will appear below the vendor information."
 298 msgstr ""
 299
 300 #: ../../source/09_acquisitions.rst:171
 301 msgid "|image792|"
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 303
 304 #: ../../source/09_acquisitions.rst:173
 305 msgid "It will also be an option when creating a basket"
 306 msgstr ""
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 309 msgid "|image793|"
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 311
 312 #: ../../source/09_acquisitions.rst:180
 313 msgid "Managing Suggestions"
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 315
 316 #: ../../source/09_acquisitions.rst:182
 317 msgid ""
 318 "Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create "
 319 "suggestions via the staff client either for the library or :ref:`on the "
 320 "patron's behalf <purchase-suggestions-label>` from their record. "
 321 "Depending on your settings in the :ref:`suggestion` system preference, "
 322 "patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC. When "
 323 "a suggestion is waiting for library review, it will appear on the "
 324 "Acquisitions home page under the vendor search."
 325 msgstr ""
 326
 327 #: ../../source/09_acquisitions.rst:190
 328 msgid "|image794|"
 329 msgstr ""
 330
 331 #: ../../source/09_acquisitions.rst:192
 332 msgid "It will also appear on the main staff dashboard under the module labels:"
 333 msgstr ""
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 335 #: ../../source/09_acquisitions.rst:194
 336 msgid "|image795|"
 337 msgstr ""
 338
 339 #: ../../source/09_acquisitions.rst:196
 340 msgid ""
 341 "Clicking 'Manage suggestions' will take you to the suggestion management "
 342 "tool. If there are no pending suggestions you can access the suggestion "
 343 "management tool by clicking the 'Manage suggestions' link on the menu on "
 344 "the left of the Acquisitions page."
 345 msgstr ""
 346
 347 #: ../../source/09_acquisitions.rst:201
 348 msgid "|image796|"
 349 msgstr ""
 350
 351 #: ../../source/09_acquisitions.rst:203
 352 msgid ""
 353 "Your suggestions will be sorted into several tabs: Accepted, Pending, "
 354 "Checked, Ordered and/or Rejected. Each accepted or rejected suggestion "
 355 "will show the name of the librarian who managed the suggestion and the "
 356 "reason they gave for accepting or rejecting it (found under 'Status')."
 357 msgstr ""
 358
 359 #: ../../source/09_acquisitions.rst:208
 360 msgid ""
 361 "An 'Accepted' suggestion is one that you have marked as 'Accepted' using "
 362 "the form below the suggestions. A 'Pending' suggestion is one that is "
 363 "awaiting action from the library. A 'Checked' suggestion is one that has "
 364 "been marked as 'Checked' using the form before the suggestions. An "
 365 "'Ordered' suggestion is on that has been ordered using the '`From a "
 366 "purchase suggestion <#orderfromsuggestion>`__' link in your basket. A "
 367 "'Rejected' suggestion is one that you have marked at 'Rejected' using the"
 368 " form below the list of suggestions."
 369 msgstr ""
 370
 371 #: ../../source/09_acquisitions.rst:217
 372 msgid ""
 373 "For libraries with lots of suggestions, there are filters on the left "
 374 "hand side of the Manage Suggestions page to assist in limiting the number"
 375 " of titles displayed on the screen."
 376 msgstr ""
 377
 378 #: ../../source/09_acquisitions.rst:221
 379 msgid "|image797|"
 380 msgstr ""
 381
 382 #: ../../source/09_acquisitions.rst:223
 383 msgid ""
 384 "Clicking on the blue headings will expand the filtering options and "
 385 "clicking '[clear]' will clear all filters and show all suggestions."
 386 msgstr ""
 387
 388 #: ../../source/09_acquisitions.rst:228
 389 msgid ""
 390 "The suggestions page will automatically be limited to suggestions for "
 391 "your library. To see information for all (or any other) libraries click "
 392 "on the 'Acquisition information' filter and change the library."
 393 msgstr ""
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 395 #: ../../source/09_acquisitions.rst:233
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 397 msgstr ""
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 399 #: ../../source/09_acquisitions.rst:235
 400 msgid ""
 401 "When reviewing 'Pending' suggestions you can choose to check the box next"
 402 " to the item(s) you want to approve/reject and then choose the status and"
 403 " reason for your selection. You can also choose to completely delete the "
 404 "suggestion by checking the 'Delete selected' box."
 405 msgstr ""
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 409 msgstr ""
 410
 411 #: ../../source/09_acquisitions.rst:242
 412 msgid ""
 413 "Another option for libraries with long lists of suggestions is to approve"
 414 " or reject suggestions one by one by clicking on the title of the "
 415 "suggestion to open a summary of the suggestion, including information if "
 416 "the item was purchased."
 417 msgstr ""
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 421 msgstr ""
 422
 423 #: ../../source/09_acquisitions.rst:249
 424 msgid ""
 425 "Clicking 'edit' to the right of the suggested title or at the to pof the "
 426 "suggestion detail page will open a suggestion editing page."
 427 msgstr ""
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 433 #: ../../source/09_acquisitions.rst:254
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 435 "From this form you can make edits to the suggestion (adding more details "
 436 "or updating incorrect information provided by the patron). You can also "
 437 "choose to accept or reject the suggestion on an individual basis."
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 442 "Choosing to mark a request as 'Pending' will move the request back to the"
 443 " 'Pending' tab."
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 446 #: ../../source/09_acquisitions.rst:261
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 448 "Reasons for accepting and rejecting suggestions are defined by the "
 449 "`SUGGEST <#suggestauthorized>`__ authorized value."
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 456 #: ../../source/09_acquisitions.rst:266
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 458 "If you choose 'Others...' as your reason you will be prompted to enter "
 459 "your reason in a text box. Clicking 'Cancel' to the right of the box will"
 460 " bring back the pull down menu with authorized reasons."
 461 msgstr ""
 462
 463 #: ../../source/09_acquisitions.rst:270
 464 msgid "|image803|"
 465 msgstr ""
 466
 467 #: ../../source/09_acquisitions.rst:272
 468 msgid "You can also assign this suggestion to a fund."
 469 msgstr ""
 470
 471 #: ../../source/09_acquisitions.rst:274
 472 msgid "|image1280|"
 473 msgstr ""
 474
 475 #: ../../source/09_acquisitions.rst:276
 476 msgid ""
 477 "This edit can trigger a notice (defined in the :ref:`Notices & Slips "
 478 "<notices-&-slips-label>` tool with the `TO\\_PROCESS "
 479 "<#toprocessnotice>`__ notice) to the fund owner that there is a "
 480 "suggestion ready for them to manage if you have turned on the :ref:`cron "
 481 "job to generate these notices <email-suggestions-to-process-label>`."
 482 msgstr ""
 483
 484 #: ../../source/09_acquisitions.rst:282
 485 msgid ""
 486 "Once you have clicked 'Submit' the suggestion will be moved to the "
 487 "matching tab. The status will also be updated on the patron's account in "
 488 "the OPAC and an :ref:`email notice <notices-&-slips-label>` will be sent "
 489 "to the patron using the template that matches the status you have chosen."
 490 msgstr ""
 491
 492 #: ../../source/09_acquisitions.rst:287
 493 msgid "|image804|"
 494 msgstr ""
 495
 496 #: ../../source/09_acquisitions.rst:292
 497 msgid "Placing Orders"
 498 msgstr ""
 499
 500 #: ../../source/09_acquisitions.rst:294
 501 msgid ""
 502 "To place an order you must first search for the vendor or bookseller you "
 503 "want to send the order to."
 504 msgstr ""
 505
 506 #: ../../source/09_acquisitions.rst:299
 507 msgid ""
 508 "If you are planning on using EDIFACT to submit your order you will need "
 509 "to first set up your library's :ref:`EDI Accounts` and :ref:`EANs "
 510 "<library-eans-label>`."
 511 msgstr ""
 512
 513 #: ../../source/09_acquisitions.rst:306
 514 msgid "Create a basket"
 515 msgstr ""
 516
 517 #: ../../source/09_acquisitions.rst:310
 518 msgid ""
 519 "If you're using EDI for ordering you will want to download your order "
 520 "record from your vendor before starting the process in Koha."
 521 msgstr ""
 522
 523 #: ../../source/09_acquisitions.rst:313
 524 msgid ""
 525 "To create a basket you must first search for the vendor you're ordering "
 526 "from:"
 527 msgstr ""
 528
 529 #: ../../source/09_acquisitions.rst:316
 530 msgid "|image805|"
 531 msgstr ""
 532
 533 #: ../../source/09_acquisitions.rst:318
 534 msgid "And click the 'New basket' button to the right of the vendor name."
 535 msgstr ""
 536
 537 #: ../../source/09_acquisitions.rst:322
 538 msgid ""
 539 "You can also add to an existing basket by clicking the 'Add to basket' "
 540 "link to the far right of each basket's information in the results table."
 541 msgstr ""
 542
 543 #: ../../source/09_acquisitions.rst:326
 544 msgid ""
 545 "After clicking 'New basket' you will be asked to enter some information "
 546 "about the order:"
 547 msgstr ""
 548
 549 #: ../../source/09_acquisitions.rst:329
 550 msgid "|image806|"
 551 msgstr ""
 552
 553 #: ../../source/09_acquisitions.rst:331
 554 msgid ""
 555 "When adding a basket you want to give it a name that will help you "
 556 "identify it later"
 557 msgstr ""
 558
 559 #: ../../source/09_acquisitions.rst:334
 560 msgid ""
 561 "Enter in the Billing Place and Delivery Place (this will default the "
 562 "library you're logged in at)"
 563 msgstr ""
 564
 565 #: ../../source/09_acquisitions.rst:337
 566 msgid ""
 567 "If you would like to change the vendor you're ordering from you can use "
 568 "the Vendor pull down menu"
 569 msgstr ""
 570
 571 #: ../../source/09_acquisitions.rst:340
 572 msgid "The notes fields are optional and can contain any type of information"
 573 msgstr ""
 574
 575 #: ../../source/09_acquisitions.rst:342
 576 msgid ""
 577 "If you're ordering standing items (items which arrive regularly) then you"
 578 " will want to check the 'Orders are standing' box for this basket"
 579 msgstr ""
 580
 581 #: ../../source/09_acquisitions.rst:345
 582 msgid ""
 583 "If you have :ref:`added contracts <add-a-contract-label>` to the vendor "
 584 "you're ordering from, you will also have an option to choose which "
 585 "contract you're ordering these items under."
 586 msgstr ""
 587
 588 #: ../../source/09_acquisitions.rst:349
 589 msgid "|image807|"
 590 msgstr ""
 591
 592 #: ../../source/09_acquisitions.rst:351
 593 msgid "When finished, click 'Save'"
 594 msgstr ""
 595
 596 #: ../../source/09_acquisitions.rst:353
 597 msgid "|image808|"
 598 msgstr ""
 599
 600 #: ../../source/09_acquisitions.rst:355
 601 msgid ""
 602 "Once your basket is created you are presented with several options for "
 603 "adding items to the order."
 604 msgstr ""
 605
 606 #: ../../source/09_acquisitions.rst:358
 607 msgid ""
 608 "If you are ordering another copy of an existing item, you can simply "
 609 "search for the record in your system."
 610 msgstr ""
 611
 612 #: ../../source/09_acquisitions.rst:361
 613 msgid "|image809|"
 614 msgstr ""
 615
 616 #: ../../source/09_acquisitions.rst:363
 617 msgid "From the results, simply click 'Order' to be brought to the order form."
 618 msgstr ""
 619
 620 #: ../../source/09_acquisitions.rst:366
 621 msgid "|image810|"
 622 msgstr ""
 623
 624 #: ../../source/09_acquisitions.rst:368
 625 msgid ""
 626 "All of the details associated with the item will already be listed under "
 627 "'Catalog details.'"
 628 msgstr ""
 629
 630 #: ../../source/09_acquisitions.rst:371
 631 msgid ""
 632 "If you allow patrons to make purchase suggestions (learn more in the "
 633 ":ref:`Managing Suggestions` section of this manual), then you can place "
 634 "orders from those suggestions. In order to keep track of suggestions that"
 635 " have been ordered and received you must place the order using this link."
 636 msgstr ""
 637
 638 #: ../../source/09_acquisitions.rst:377
 639 msgid "|image811|"
 640 msgstr ""
 641
 642 #: ../../source/09_acquisitions.rst:379
 643 msgid ""
 644 "From the results, click 'Order' next to the item you want to order and "
 645 "you will be presented with the order form including a link to the "
 646 "suggestion"
 647 msgstr ""
 648
 649 #: ../../source/09_acquisitions.rst:383
 650 msgid "|image812|"
 651 msgstr ""
 652
 653 #: ../../source/09_acquisitions.rst:385
 654 msgid "From this form you can make changes to the Catalog Details if necessary."
 655 msgstr ""
 656
 657 #: ../../source/09_acquisitions.rst:388
 658 msgid ""
 659 "When the item appears in your basket it will include a link to the "
 660 "suggestion."
 661 msgstr ""
 662
 663 #: ../../source/09_acquisitions.rst:391
 664 msgid "|image813|"
 665 msgstr ""
 666
 667 #: ../../source/09_acquisitions.rst:393
 668 msgid ""
 669 "Orders added to the basket in this way will notify the patron via email "
 670 "that their suggestion has been ordered and will update the patron's "
 671 "':ref:`My purchase suggestions <my-purchase-suggestions-label>`' page in "
 672 "the OPAC."
 673 msgstr ""
 674
 675 #: ../../source/09_acquisitions.rst:398
 676 msgid ""
 677 "If you're using the `Serials <#serials>`__ module you can link your "
 678 "subscription order information to acquisitions by choosing to order 'From"
 679 " a subscription'"
 680 msgstr ""
 681
 682 #: ../../source/09_acquisitions.rst:402
 683 msgid ""
 684 "After clicking the order link you will be brought to a search page that "
 685 "will help you find your subscription"
 686 msgstr ""
 687
 688 #: ../../source/09_acquisitions.rst:405
 689 msgid "|image814|"
 690 msgstr ""
 691
 692 #: ../../source/09_acquisitions.rst:407
 693 msgid ""
 694 "Your results will appear to the right of the form and each subscription "
 695 "will have an 'Order' link to the right"
 696 msgstr ""
 697
 698 #: ../../source/09_acquisitions.rst:410
 699 msgid "|image815|"
 700 msgstr ""
 701
 702 #: ../../source/09_acquisitions.rst:412
 703 msgid ""
 704 "Clicking 'Order' will bring the subscription info in to the order form "
 705 "without an 'Add item' section since you are just ordering a subscription "
 706 "and an item isn't needed"
 707 msgstr ""
 708
 709 #: ../../source/09_acquisitions.rst:416
 710 msgid "|image816|"
 711 msgstr ""
 712
 713 #: ../../source/09_acquisitions.rst:418
 714 msgid ""
 715 "To order from a record that can't be found anywhere else, choose the "
 716 "'From a new (empty) record.'"
 717 msgstr ""
 718
 719 #: ../../source/09_acquisitions.rst:421
 720 msgid "|image817|"
 721 msgstr ""
 722
 723 #: ../../source/09_acquisitions.rst:423
 724 msgid ""
 725 "You will be presented with an empty form to fill in all of the necessary "
 726 "details about the item you are ordering."
 727 msgstr ""
 728
 729 #: ../../source/09_acquisitions.rst:426
 730 msgid ""
 731 "If you want to search other libraries for an item to purchase, you can "
 732 "use the 'From an external source' option that will allow you to order "
 733 "from a MARC record found via a Z39.50 search."
 734 msgstr ""
 735
 736 #: ../../source/09_acquisitions.rst:430
 737 msgid "|image818|"
 738 msgstr ""
 739
 740 #: ../../source/09_acquisitions.rst:432
 741 msgid ""
 742 "From the results, click the Order link next to the item you want to "
 743 "purchase."
 744 msgstr ""
 745
 746 #: ../../source/09_acquisitions.rst:435
 747 msgid "|image819|"
 748 msgstr ""
 749
 750 #: ../../source/09_acquisitions.rst:437
 751 msgid ""
 752 "If the item you're ordering from an external source looks like it might "
 753 "be a duplicate, Koha will warn you and give you options on how to "
 754 "proceed."
 755 msgstr ""
 756
 757 #: ../../source/09_acquisitions.rst:441
 758 msgid "|image820|"
 759 msgstr ""
 760
 761 #: ../../source/09_acquisitions.rst:443
 762 msgid ""
 763 "From the warning, you can choose to order another copy on the existing "
 764 "bib record, create a new bib record, or cancel your order of this item."
 765 msgstr ""
 766
 767 #: ../../source/09_acquisitions.rst:447
 768 msgid ""
 769 "In the order form that pops up, you will not be able to edit the catalog "
 770 "details."
 771 msgstr ""
 772
 773 #: ../../source/09_acquisitions.rst:450
 774 msgid "|image821|"
 775 msgstr ""
 776
 777 #: ../../source/09_acquisitions.rst:452
 778 msgid ""
 779 "The next option for ordering is to order from a staged record "
 780 "(:ref:`learn more about staging records <stage-marc-records-for-import-"
 781 "label>`)."
 782 msgstr ""
 783
 784 #: ../../source/09_acquisitions.rst:457
 785 msgid ""
 786 "This is the option you will choose if you have an order file from your "
 787 "vendor."
 788 msgstr ""
 789
 790 #: ../../source/09_acquisitions.rst:461
 791 msgid "Order from a staged file"
 792 msgstr ""
 793
 794 #: ../../source/09_acquisitions.rst:463
 795 msgid "|image822|"
 796 msgstr ""
 797
 798 #: ../../source/09_acquisitions.rst:465
 799 msgid ""
 800 "From the list of files you are presented with, choose the 'Add orders' "
 801 "link to add the records in the staged file to your order."
 802 msgstr ""
 803
 804 #: ../../source/09_acquisitions.rst:468
 805 msgid "|image1281|"
 806 msgstr ""
 807
 808 #: ../../source/09_acquisitions.rst:470
 809 msgid ""
 810 "Next to each title is a checkbox, check the items you would like to "
 811 "order, or choose 'Check all' at the top. Depending on your settings in "
 812 "the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference Koha will populate the next "
 813 "screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and "
 814 "Statistic 2 found within the staged file."
 815 msgstr ""
 816
 817 #: ../../source/09_acquisitions.rst:477
 818 msgid "|image1282|"
 819 msgstr ""
 820
 821 #: ../../source/09_acquisitions.rst:479
 822 msgid ""
 823 "In the 'Item Information' tab you can enter information that will be "
 824 "added to every ordered item such as item type, collection code and not "
 825 "for loan status."
 826 msgstr ""
 827
 828 #: ../../source/09_acquisitions.rst:483
 829 msgid "|image1283|"
 830 msgstr ""
 831
 832 #: ../../source/09_acquisitions.rst:485
 833 msgid ""
 834 "If no information is imported from the MARC record regarding fund "
 835 "information the 'Default accounting details' tab can be used to apply "
 836 "values related to the accounting."
 837 msgstr ""
 838
 839 #: ../../source/09_acquisitions.rst:489
 840 msgid "|image1284|"
 841 msgstr ""
 842
 843 #: ../../source/09_acquisitions.rst:491
 844 msgid ""
 845 "The final option for ordering is to order from a list of titles with the "
 846 "highest hold ratios"
 847 msgstr ""
 848
 849 #: ../../source/09_acquisitions.rst:494
 850 msgid ""
 851 "This option will take you to the Holds Ratio report where you can find "
 852 "items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each "
 853 "title will be a link with the number of items to order, click that and it"
 854 " will add the item to your basket."
 855 msgstr ""
 856
 857 #: ../../source/09_acquisitions.rst:499
 858 msgid "|image1285|"
 859 msgstr ""
 860
 861 #: ../../source/09_acquisitions.rst:501
 862 msgid ""
 863 "With any of the above ordering options you're presented with an option to"
 864 " notify patrons of the new item when it's received. The contents of that "
 865 "notification can be edited in the :ref:`Notices & Slips` tool and will "
 866 "have the code of ACQ\\_NOTIF\\_ON\\_RECEIV. In the 'Patrons' section you "
 867 "will see an option to 'Add user'. Click that button to add patrons who "
 868 "will be notified of the new issue."
 869 msgstr ""
 870
 871 #: ../../source/09_acquisitions.rst:508
 872 msgid "Patron notification search"
 873 msgstr ""
 874
 875 #: ../../source/09_acquisitions.rst:510
 876 msgid ""
 877 "In the window that pops up search for the patrons you'd like to notify "
 878 "and click 'Select'"
 879 msgstr ""
 880
 881 #: ../../source/09_acquisitions.rst:513
 882 msgid ""
 883 "Once you're done you can close the window and you'll see the list of "
 884 "patrons under the 'Patrons' section"
 885 msgstr ""
 886
 887 #: ../../source/09_acquisitions.rst:516
 888 msgid "|image1286|"
 889 msgstr ""
 890
 891 #: ../../source/09_acquisitions.rst:518
 892 msgid ""
 893 "After bringing in the bib information (for all import methods except for "
 894 "the staged file), if your :ref:`AcqCreateItem` system preference is set "
 895 "to add an item when ordering you will enter the item info next. You need "
 896 "to fill out at least one item record and then click the 'Add' button at "
 897 "the bottom left of the item form."
 898 msgstr ""
 899
 900 #: ../../source/09_acquisitions.rst:524
 901 msgid "|image823|"
 902 msgstr ""
 903
 904 #: ../../source/09_acquisitions.rst:526
 905 msgid ""
 906 "After clicking the 'Add item' button below the item record the item will "
 907 "appear above the form and then you can enter your next item the same way "
 908 "(if ordering more than one item)."
 909 msgstr ""
 910
 911 #: ../../source/09_acquisitions.rst:530
 912 msgid "|image824|"
 913 msgstr ""
 914
 915 #: ../../source/09_acquisitions.rst:532
 916 msgid ""
 917 "Once you have entered the info about the item, you need to enter the "
 918 "Accounting information."
 919 msgstr ""
 920
 921 #: ../../source/09_acquisitions.rst:535
 922 msgid "|image825|"
 923 msgstr ""
 924
 925 #: ../../source/09_acquisitions.rst:537
 926 msgid ""
 927 "Quantity is populated by the number of items you've added to the order "
 928 "above."
 929 msgstr ""
 930
 931 #: ../../source/09_acquisitions.rst:542
 932 msgid ""
 933 "You cannot edit the quantity manually, you must click 'Add' below the "
 934 "item form to add as many items as you're ordering."
 935 msgstr ""
 936
 937 #: ../../source/09_acquisitions.rst:545
 938 msgid ""
 939 "The list of funds is populated by the :ref:`funds <funds-label>` you have"
 940 " assigned in the Acquisitions Administration area."
 941 msgstr ""
 942
 943 #: ../../source/09_acquisitions.rst:548
 944 msgid ""
 945 "The currency pull down will have the :ref:`currencies <currencies-and-"
 946 "exchange-rates-label>` you set up in the :ref:`Acquisitions "
 947 "Administration <acquisitions-label>` area."
 948 msgstr ""
 949
 950 #: ../../source/09_acquisitions.rst:552
 951 msgid "The vendor price is the price before any taxes or discounts are applied."
 952 msgstr ""
 953
 954 #: ../../source/09_acquisitions.rst:555
 955 msgid "If the price is uncertain, check the uncertain price box."
 956 msgstr ""
 957
 958 #: ../../source/09_acquisitions.rst:557
 959 msgid "A basket with at least one uncertain price can't be closed."
 960 msgstr ""
 961
 962 #: ../../source/09_acquisitions.rst:559
 963 msgid "If you are charged sales tax, choose that from the gstrate field"
 964 msgstr ""
 965
 966 #: ../../source/09_acquisitions.rst:561
 967 msgid ""
 968 "Enter the percentage discount you're receiving on this order, once you "
 969 "enter this, hit tab and Koha will populate the rest of the cost fields "
 970 "below."
 971 msgstr ""
 972
 973 #: ../../source/09_acquisitions.rst:565
 974 msgid ""
 975 "If you added Planning Values when :ref:`creating the Fund <add-a-fund-"
 976 "label>`, those values will appear in the two Planning Value fields."
 977 msgstr ""
 978
 979 #: ../../source/09_acquisitions.rst:569
 980 msgid ""
 981 "Once you have filled in all of the fields click 'Save' to add the item to"
 982 " your basket. If your price goes over the amount available in the fund "
 983 "you will be presented with a confirmation."
 984 msgstr ""
 985
 986 #: ../../source/09_acquisitions.rst:573
 987 msgid "|image826|"
 988 msgstr ""
 989
 990 #: ../../source/09_acquisitions.rst:575
 991 msgid ""
 992 "The confirmation warning will allow you order past your fund amount if "
 993 "you so choose."
 994 msgstr ""
 995
 996 #: ../../source/09_acquisitions.rst:578
 997 msgid ""
 998 "After an item is added to the basket you will be presented with a basket "
 999 "summary."
1000 msgstr ""
1001
1002 #: ../../source/09_acquisitions.rst:581
1003 msgid "|image827|"
1004 msgstr ""
1005
1006 #: ../../source/09_acquisitions.rst:583
1007 msgid ""
1008 "If you would like to see more details you can check the 'Show all "
1009 "details' checkbox"
1010 msgstr ""
1011
1012 #: ../../source/09_acquisitions.rst:586
1013 msgid "|image828|"
1014 msgstr ""
1015
1016 #: ../../source/09_acquisitions.rst:588
1017 msgid "From here, you can edit or remove the items that you have added."
1018 msgstr ""
1019
1020 #: ../../source/09_acquisitions.rst:590
1021 msgid ""
1022 "Choosing to 'Delete the order' will delete the order line but leave the "
1023 "record in the catalog."
1024 msgstr ""
1025
1026 #: ../../source/09_acquisitions.rst:593
1027 msgid ""
1028 "Choosing to 'Delete order and catalog record' removes both the order line"
1029 " and the record in the catalog."
1030 msgstr ""
1031
1032 #: ../../source/09_acquisitions.rst:596
1033 msgid ""
1034 "The catalog record cannot always be deleted. You might see notes "
1035 "explaining why."
1036 msgstr ""
1037
1038 #: ../../source/09_acquisitions.rst:599
1039 msgid "|image829|"
1040 msgstr ""
1041
1042 #: ../../source/09_acquisitions.rst:601
1043 msgid ""
1044 "On the summary page, you also have the option to edit the information "
1045 "that you entered about the basket by clicking the 'Edit basket header "
1046 "information' button, to delete the basket altogether by clicking the "
1047 "'Delete this basket' button, or to export your basket as a CSV file by "
1048 "clicking the 'Export this basket as CSV' button."
1049 msgstr ""
1050
1051 #: ../../source/09_acquisitions.rst:607
1052 msgid "|image830|"
1053 msgstr ""
1054
1055 #: ../../source/09_acquisitions.rst:609
1056 msgid ""
1057 "If you're using EDI for your order you can click the 'Create EDIFACT "
1058 "order' button when you're done to send the file to the vendor and close "
1059 "the basket."
1060 msgstr ""
1061
1062 #: ../../source/09_acquisitions.rst:613
1063 msgid "|image1287|"
1064 msgstr ""
1065
1066 #: ../../source/09_acquisitions.rst:615
1067 msgid ""
1068 "Once you're sure your basket is complete, you can click 'Close this "
1069 "basket' button to indicate that this basket is complete and has been sent"
1070 " to the vendor."
1071 msgstr ""
1072
1073 #: ../../source/09_acquisitions.rst:621 ../../source/09_acquisitions.rst:714
1074 msgid ""
1075 "You must close the basket to be able to :ref:`receive items <receiving-"
1076 "orders-label>` when they arrive. Only items in closed baskets will show "
1077 "as ready to receive."
1078 msgstr ""
1079
1080 #: ../../source/09_acquisitions.rst:625
1081 msgid ""
1082 "If you have your :ref:`BasketConfirmations` preference set to show a "
1083 "confirmation, you will be asked if you are sure about closing the basket."
1084 msgstr ""
1085
1086 #: ../../source/09_acquisitions.rst:629
1087 msgid "|image831|"
1088 msgstr ""
1089
1090 #: ../../source/09_acquisitions.rst:631
1091 msgid ""
1092 "When closing the basket you can choose to add the basket to a group for "
1093 "easy printing and retrieval. If you check the box to 'Attach this basket "
1094 "to a new basket group' you will be brought to the group list where you "
1095 "can print a PDF of the order."
1096 msgstr ""
1097
1098 #: ../../source/09_acquisitions.rst:636
1099 msgid "|image832|"
1100 msgstr ""
1101
1102 #: ../../source/09_acquisitions.rst:640
1103 msgid ""
1104 "A basket with at least one item marked as 'uncertain price' will not be "
1105 "able to be closed."
1106 msgstr ""
1107
1108 #: ../../source/09_acquisitions.rst:643
1109 msgid "|image833|"
1110 msgstr ""
1111
1112 #: ../../source/09_acquisitions.rst:645
1113 msgid ""
1114 "Clicking the 'Uncertain Prices' button will call up a list of items with "
1115 "uncertain prices to quick editing. From that list, you can quickly edit "
1116 "the items by entering new prices and quantities."
1117 msgstr ""
1118
1119 #: ../../source/09_acquisitions.rst:649
1120 msgid "|image834|"
1121 msgstr ""
1122
1123 #: ../../source/09_acquisitions.rst:653
1124 msgid ""
1125 "The Uncertain Prices page is independent of the basket. It is linked to "
1126 "the vendor so you will see all items on order with uncertain prices for "
1127 "that vendor."
1128 msgstr ""
1129
1130 #: ../../source/09_acquisitions.rst:657
1131 msgid ""
1132 "Once your order is entered you can search for it through acquisitions or "
1133 "view the information on the biblio detail page in the staff client (if "
1134 "the :ref:`AcquisitionDetails` preference is set to 'Display)."
1135 msgstr ""
1136
1137 #: ../../source/09_acquisitions.rst:662
1138 msgid "|image1288|"
1139 msgstr ""
1140
1141 #: ../../source/09_acquisitions.rst:667
1142 msgid "Create a basket group"
1143 msgstr ""
1144
1145 #: ../../source/09_acquisitions.rst:669
1146 msgid ""
1147 "A basket group is simply a group of baskets. In some libraries, you have "
1148 "several staff members that create baskets, and, at the end of a period of"
1149 " time, someone then groups them together to send to the vendor in bulk. "
1150 "That said, it is possible to have one basket in a basket group if that's "
1151 "the workflow used in your library."
1152 msgstr ""
1153
1154 #: ../../source/09_acquisitions.rst:678
1155 msgid "Printing baskets"
1156 msgstr ""
1157
1158 #: ../../source/09_acquisitions.rst:680
1159 msgid ""
1160 "When you are finished adding items to your basket, click 'Close this "
1161 "Basket.'"
1162 msgstr ""
1163
1164 #: ../../source/09_acquisitions.rst:683
1165 msgid "|image835|"
1166 msgstr ""
1167
1168 #: ../../source/09_acquisitions.rst:685
1169 msgid ""
1170 "You will be asked if you want to 'Attach this basket to a new basket "
1171 "group with the same name'. A basket group is necessary if you want to be "
1172 "able to print PDFs of your orders."
1173 msgstr ""
1174
1175 #: ../../source/09_acquisitions.rst:689
1176 msgid "|image836|"
1177 msgstr ""
1178
1179 #: ../../source/09_acquisitions.rst:691
1180 msgid ""
1181 "Your completed order will be listed on the Basket Grouping page for "
1182 "printing or further modification."
1183 msgstr ""
1184
1185 #: ../../source/09_acquisitions.rst:694
1186 msgid "|image837|"
1187 msgstr ""
1188
1189 #: ../../source/09_acquisitions.rst:696
1190 msgid ""
1191 "If you closed the basket before generating the EDIFACT order you can do "
1192 "so from the basket grouping page."
1193 msgstr ""
1194
1195 #: ../../source/09_acquisitions.rst:699
1196 msgid "Basket Grouping EDIFACT"
1197 msgstr ""
1198
1199 #: ../../source/09_acquisitions.rst:701
1200 msgid ""
1201 "Clicking the 'Print' button next to your order will generate a PDF for "
1202 "printing, which will have all of your library information followed by the"
1203 " items in your order."
1204 msgstr ""
1205
1206 #: ../../source/09_acquisitions.rst:705
1207 msgid "|image838|"
1208 msgstr ""
1209
1210 #: ../../source/09_acquisitions.rst:710
1211 msgid "Receiving Orders"
1212 msgstr ""
1213
1214 #: ../../source/09_acquisitions.rst:718
1215 msgid "Orders can be received from the vendor information page"
1216 msgstr ""
1217
1218 #: ../../source/09_acquisitions.rst:720
1219 msgid "|image839|"
1220 msgstr ""
1221
1222 #: ../../source/09_acquisitions.rst:722
1223 msgid "or the vendor search results page"
1224 msgstr ""
1225
1226 #: ../../source/09_acquisitions.rst:724
1227 msgid "|image840|"
1228 msgstr ""
1229
1230 #: ../../source/09_acquisitions.rst:726
1231 msgid ""
1232 "After clicking 'Receive shipment' you will be asked to enter a vendor "
1233 "invoice number, a shipment received date, a shipping cost and a budget to"
1234 " subtract that shipping amount from."
1235 msgstr ""
1236
1237 #: ../../source/09_acquisitions.rst:730
1238 msgid "|image841|"
1239 msgstr ""
1240
1241 #: ../../source/09_acquisitions.rst:732
1242 msgid ""
1243 "The receive page will list all items still on order with the vendor "
1244 "regardless of the basket the item is from."
1245 msgstr ""
1246
1247 #: ../../source/09_acquisitions.rst:735
1248 msgid "|image842|"
1249 msgstr ""
1250
1251 #: ../../source/09_acquisitions.rst:737
1252 msgid ""
1253 "To receive a specific item, click the 'Receive' link to the right of the "
1254 "item."
1255 msgstr ""
1256
1257 #: ../../source/09_acquisitions.rst:740
1258 msgid "|image843|"
1259 msgstr ""
1260
1261 #: ../../source/09_acquisitions.rst:742
1262 msgid ""
1263 "From this form you can alter the cost information. You can also choose to"
1264 " mark only part of the order as received if the vendor didn't send your "
1265 "entire order by checking only the boxes next to the items on the left "
1266 "that you want to receive. The values you enter in the 'Replacement cost' "
1267 "and 'Actual cost' will automatically populate the item record by filling "
1268 "in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal "
1269 "purchase price) on the item record after saving."
1270 msgstr ""
1271
1272 #: ../../source/09_acquisitions.rst:750
1273 msgid "|image844|"
1274 msgstr ""
1275
1276 #: ../../source/09_acquisitions.rst:752
1277 msgid ""
1278 "You can also make edits to the item record from this form by clicking the"
1279 " 'Edit' link next to each item. This will allow you to enter in accurate "
1280 "call numbers and barcodes if you'd like to do that at the point of "
1281 "receipt. Once you have made any changes necessary (to the order and/or "
1282 "items, click 'Save' to mark the item(s) as received."
1283 msgstr ""
1284
1285 #: ../../source/09_acquisitions.rst:760
1286 msgid ""
1287 "If you have your `AcqItemSetSubfieldsWhenReceived "
1288 "<#AcqItemSetSubfieldsWhenReceived>`__ preference set to add or change "
1289 "values on received items those changes will take place after you hit "
1290 "'Save'."
1291 msgstr ""
1292
1293 #: ../../source/09_acquisitions.rst:765
1294 msgid "|image845|"
1295 msgstr ""
1296
1297 #: ../../source/09_acquisitions.rst:767
1298 msgid ""
1299 "If the item is no longer available from this vendor you can transfer the "
1300 "order to another vendor's basket by clicking the 'Transfer' link to the "
1301 "right of the title. This will pop up a vendor search box."
1302 msgstr ""
1303
1304 #: ../../source/09_acquisitions.rst:771
1305 msgid "|image846|"
1306 msgstr ""
1307
1308 #: ../../source/09_acquisitions.rst:773
1309 msgid ""
1310 "From the results you can click 'Choose' to the right of the vendor you "
1311 "would like to reorder this item from."
1312 msgstr ""
1313
1314 #: ../../source/09_acquisitions.rst:776
1315 msgid "|image847|"
1316 msgstr ""
1317
1318 #: ../../source/09_acquisitions.rst:778
1319 msgid ""
1320 "You will then be presented with the open baskets for that vendor to "
1321 "choose from. To move the item simply click 'Choose' to the right of the "
1322 "basket you would like to add the item to."
1323 msgstr ""
1324
1325 #: ../../source/09_acquisitions.rst:782
1326 msgid "|image848|"
1327 msgstr ""
1328
1329 #: ../../source/09_acquisitions.rst:784
1330 msgid "Once you have chosen you will be presented with a confirmation message."
1331 msgstr ""
1332
1333 #: ../../source/09_acquisitions.rst:786
1334 msgid "|image849|"
1335 msgstr ""
1336
1337 #: ../../source/09_acquisitions.rst:788
1338 msgid ""
1339 "When you're finished receiving items you can navigate away from this page"
1340 " or click the 'Finish receiving' button at the bottom of the screen."
1341 msgstr ""
1342
1343 #: ../../source/09_acquisitions.rst:791
1344 msgid ""
1345 "If the item cannot be found anywhere you can cancel the order by clicking"
1346 " 'Delete order' to the far right. This will prompt you to enter your "
1347 "reason and confirm cancellation."
1348 msgstr ""
1349
1350 #: ../../source/09_acquisitions.rst:795
1351 msgid "|image1289|"
1352 msgstr ""
1353
1354 #: ../../source/09_acquisitions.rst:797
1355 msgid ""
1356 "You will also see that the item is received and/or cancelled if you view "
1357 "the basket."
1358 msgstr ""
1359
1360 #: ../../source/09_acquisitions.rst:800
1361 msgid "|image850|"
1362 msgstr ""
1363
1364 #: ../../source/09_acquisitions.rst:805
1365 msgid "Invoices"
1366 msgstr ""
1367
1368 #: ../../source/09_acquisitions.rst:807
1369 msgid ""
1370 "When orders are received invoices are generated. Invoices can be searched"
1371 " by clicking on 'Invoices' in the left of the Acquisitions page."
1372 msgstr ""
1373
1374 #: ../../source/09_acquisitions.rst:810
1375 msgid "|image851|"
1376 msgstr ""
1377
1378 #: ../../source/09_acquisitions.rst:812
1379 msgid ""
1380 "After searching, your results will appear to the right of the search "
1381 "options."
1382 msgstr ""
1383
1384 #: ../../source/09_acquisitions.rst:815
1385 msgid "|image852|"
1386 msgstr ""
1387
1388 #: ../../source/09_acquisitions.rst:817
1389 msgid ""
1390 "From the results you can click the 'Details' link to see the full invoice"
1391 " or 'Close' to note that the invoice is closed/paid for."
1392 msgstr ""
1393
1394 #: ../../source/09_acquisitions.rst:820
1395 msgid "|image853|"
1396 msgstr ""
1397
1398 #: ../../source/09_acquisitions.rst:822
1399 msgid ""
1400 "If you're allowing the uploading of acquisitions files with the "
1401 ":ref:`AcqEnableFiles` preference you will see the option to manage "
1402 "invoice files next to the link to 'Go to receipt page'"
1403 msgstr ""
1404
1405 #: ../../source/09_acquisitions.rst:827
1406 msgid "|image1290|"
1407 msgstr ""
1408
1409 #: ../../source/09_acquisitions.rst:829
1410 msgid "To see or attach new files click the 'Manage invoice files' link"
1411 msgstr ""
1412
1413 #: ../../source/09_acquisitions.rst:831
1414 msgid "|image854|"
1415 msgstr ""
1416
1417 #: ../../source/09_acquisitions.rst:833
1418 msgid ""
1419 "From here you can find a file to upload and/or see the files you have "
1420 "already attached."
1421 msgstr ""
1422
1423 #: ../../source/09_acquisitions.rst:836
1424 msgid "|image855|"
1425 msgstr ""
1426
1427 #: ../../source/09_acquisitions.rst:838
1428 msgid ""
1429 "From the invoice search results you can also merge together two invoices "
1430 "should you need to. Simply click the checkbox to the left of the invoices"
1431 " you would like to merge and click the 'Merge selected invoices' button "
1432 "at the bottom of the page. You will be presented with a confirmation "
1433 "screen:"
1434 msgstr ""
1435
1436 #: ../../source/09_acquisitions.rst:844
1437 msgid "|image856|"
1438 msgstr ""
1439
1440 #: ../../source/09_acquisitions.rst:846
1441 msgid ""
1442 "Click on the row of the invoice number you would like to keep and it will"
1443 " be highlighted in yellow. Enter any different billing information in the"
1444 " fields provided and click 'Merge'. The two invoices will become one."
1445 msgstr ""
1446
1447 #: ../../source/09_acquisitions.rst:854
1448 msgid "Claims & Late Orders"
1449 msgstr ""
1450
1451 #: ../../source/09_acquisitions.rst:856
1452 msgid ""
1453 "If you have entered in an email address for the vendors in your system "
1454 "you can send them claim emails when an order is late. Before you can send"
1455 " claims you will need to set up an `acquisitions claim notice "
1456 "<#ACQCLAIM>`__."
1457 msgstr ""
1458
1459 #: ../../source/09_acquisitions.rst:861
1460 msgid ""
1461 "Upon clicking on the link to 'Late Orders' from the Acquisitions page you"
1462 " will be presented with a series of filter options on the left hand side."
1463 " These filters will be applied only closed baskets."
1464 msgstr ""
1465
1466 #: ../../source/09_acquisitions.rst:865
1467 msgid "|image857|"
1468 msgstr ""
1469
1470 #: ../../source/09_acquisitions.rst:869
1471 msgid "The vendor pull down only shows vendors with closed baskets that are late."
1472 msgstr ""
1473
1474 #: ../../source/09_acquisitions.rst:872
1475 msgid ""
1476 "Once you filter your orders to show you the things you consider to be "
1477 "late you will be presented with a list of these items."
1478 msgstr ""
1479
1480 #: ../../source/09_acquisitions.rst:875
1481 msgid "|image858|"
1482 msgstr ""
1483
1484 #: ../../source/09_acquisitions.rst:877
1485 msgid ""
1486 "To the right of each late title you will be see a checkbox. Check off the"
1487 " ones you want a claim letter sent to and click 'Claim Order' at the "
1488 "bottom right of the list. This will automatically send an email to the "
1489 "vendor at the email address you have on file."
1490 msgstr ""
1491
1492 #: ../../source/09_acquisitions.rst:884
1493 msgid ""
1494 "The Estimated Delivery Date is based on the Delivery time value entered "
1495 "on the vendor record."
1496 msgstr ""
1497
1498 #: ../../source/09_acquisitions.rst:887
1499 msgid ""
1500 "If you would rather use a different acquisition claim letter (other than "
1501 "the default) you can :ref:`create that in the notices module <adding-"
1502 "notices-&-slips-label>` and choose it from the menu above the list of "
1503 "late items."
1504 msgstr ""
1505
1506 #: ../../source/09_acquisitions.rst:891
1507 msgid "|image859|"
1508 msgstr ""
1509
1510 #: ../../source/09_acquisitions.rst:896
1511 msgid "Acquisition Searches"
1512 msgstr ""
1513
1514 #: ../../source/09_acquisitions.rst:898
1515 msgid ""
1516 "At the top of the various Acquisition pages there is a quick search box "
1517 "where you can perform either a Vendor Search or an Order Search."
1518 msgstr ""
1519
1520 #: ../../source/09_acquisitions.rst:901
1521 msgid "|image860|"
1522 msgstr ""
1523
1524 #: ../../source/09_acquisitions.rst:903
1525 msgid ""
1526 "In the Vendor Search you can enter any part of the vendor name to get "
1527 "results."
1528 msgstr ""
1529
1530 #: ../../source/09_acquisitions.rst:906
1531 msgid "|image861|"
1532 msgstr ""
1533
1534 #: ../../source/09_acquisitions.rst:908
1535 msgid ""
1536 "Using the Orders Search you can search for items that have been ordered "
1537 "with or without the vendor."
1538 msgstr ""
1539
1540 #: ../../source/09_acquisitions.rst:911
1541 msgid "|image862|"
1542 msgstr ""
1543
1544 #: ../../source/09_acquisitions.rst:913
1545 msgid ""
1546 "You can enter info in one or both fields and you can enter any part of "
1547 "the title and/or vendor name."
1548 msgstr ""
1549
1550 #: ../../source/09_acquisitions.rst:916
1551 msgid "|image863|"
1552 msgstr ""
1553
1554 #: ../../source/09_acquisitions.rst:918
1555 msgid ""
1556 "Clicking the plus sign to the right of the Vendor search box will expand "
1557 "the search and allow you to search for additional fields."
1558 msgstr ""
1559
1560 #: ../../source/09_acquisitions.rst:921
1561 msgid "|image864|"
1562 msgstr ""
1563
1564 #: ../../source/09_acquisitions.rst:923
1565 msgid ""
1566 "Clicking Advanced Search to the right of the search button will give you "
1567 "all of the order search options available."
1568 msgstr ""
1569
1570 #: ../../source/09_acquisitions.rst:926
1571 msgid "|image865|"
1572 msgstr ""
1573
1574 #: ../../source/09_acquisitions.rst:931
1575 msgid "Budget/Fund Tracking"
1576 msgstr ""
1577
1578 #: ../../source/09_acquisitions.rst:933
1579 msgid ""
1580 "On the main acquisitions page there will be a table showing you all of "
1581 "your active funds and a breakdown of what has been ordered or spent "
1582 "against them."
1583 msgstr ""
1584
1585 #: ../../source/09_acquisitions.rst:937
1586 msgid "|image866|"
1587 msgstr ""
1588
1589 #: ../../source/09_acquisitions.rst:939
1590 msgid ""
1591 "Clicking on the linked amounts under spent or ordered will show you a "
1592 "summary of the titles ordered/received on that budget."
1593 msgstr ""
1594
1595 #: ../../source/09_acquisitions.rst:942
1596 msgid "|image867|"
1597 msgstr ""
1598
1599 #: ../../source/09_acquisitions.rst:947
1600 msgid "EDI Process"
1601 msgstr ""
1602
1603 #: ../../source/09_acquisitions.rst:949
1604 msgid ""
1605 "Previous sections explain all ordering options, this section pulls out "
1606 "the parts related to EDI or EDIFACT ordering to help those who are only "
1607 "using EDI for ordering."
1608 msgstr ""
1609
1610 #: ../../source/09_acquisitions.rst:955
1611 msgid ""
1612 "Koha uses the EDIFACT standard not the X12 standard for electronic "
1613 "ordering."
1614 msgstr ""
1615
1616 #: ../../source/09_acquisitions.rst:961
1617 msgid "EDI Questions for Vendors"
1618 msgstr ""
1619
1620 #: ../../source/09_acquisitions.rst:963
1621 msgid ""
1622 "You will want to gather the following information from your vendors "
1623 "before beginning the set up process in Koha."
1624 msgstr ""
1625
1626 #: ../../source/09_acquisitions.rst:966
1627 msgid ""
1628 "**EDI Accounts:** *This is the basic connection information for your "
1629 "vendor. This will be used to fill in the :ref:`EDI Accounts` section.*"
1630 msgstr ""
1631
1632 #: ../../source/09_acquisitions.rst:970
1633 msgid "**Vendor:** The name of the vendor"
1634 msgstr ""
1635
1636 #: ../../source/09_acquisitions.rst:972
1637 msgid ""
1638 "**Description:** A short description if additional explanation is needed "
1639 "( especially if you have multiple accounts for one vendor )."
1640 msgstr ""
1641
1642 #: ../../source/09_acquisitions.rst:975
1643 msgid ""
1644 "**Transport:** Does the vendor transmit EDI files via FTP, SFTP, or "
1645 "something else the requires special processing?"
1646 msgstr ""
1647
1648 #: ../../source/09_acquisitions.rst:978
1649 msgid "**Remote host:** The URL or IP address of the FTP/SFTP server"
1650 msgstr ""
1651
1652 #: ../../source/09_acquisitions.rst:980
1653 msgid "**Username:** The username for the above server"
1654 msgstr ""
1655
1656 #: ../../source/09_acquisitions.rst:982
1657 msgid "**Password:** The password for the above server"
1658 msgstr ""
1659
1660 #: ../../source/09_acquisitions.rst:984
1661 msgid ""
1662 "**Download directory:** The path on the server that contains files for "
1663 "Koha to download and process"
1664 msgstr ""
1665
1666 #: ../../source/09_acquisitions.rst:987
1667 msgid ""
1668 "**Upload directory:** The path on the server that Koha will upload files "
1669 "to for your vendor to process"
1670 msgstr ""
1671
1672 #: ../../source/09_acquisitions.rst:990
1673 msgid "**Qualifier:** Who assigned the SAN below?"
1674 msgstr ""
1675
1676 #: ../../source/09_acquisitions.rst:992 ../../source/09_acquisitions.rst:1009
1677 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1051
1678 msgid "Choose one of the following:"
1679 msgstr ""
1680
1681 #: ../../source/09_acquisitions.rst:994 ../../source/09_acquisitions.rst:1011
1682 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1053
1683 msgid "EAN International"
1684 msgstr ""
1685
1686 #: ../../source/09_acquisitions.rst:996 ../../source/09_acquisitions.rst:1013
1687 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1055
1688 msgid "(31B) US SAN Agency"
1689 msgstr ""
1690
1691 #: ../../source/09_acquisitions.rst:998 ../../source/09_acquisitions.rst:1015
1692 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1057
1693 msgid "Assigned by supplier"
1694 msgstr ""
1695
1696 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1000 ../../source/09_acquisitions.rst:1017
1697 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1059
1698 msgid "Assigned by buyer"
1699 msgstr ""
1700
1701 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1002
1702 msgid "**SAN:** The identifier for the vendor"
1703 msgstr ""
1704
1705 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1004
1706 msgid ""
1707 "*Buyer qualifier and SAN are optional. Some vendors require a second "
1708 "buyer identifier in addition to the account EAN*."
1709 msgstr ""
1710
1711 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1007
1712 msgid "**Buyer qualifier:** Who assigned the SAN below?"
1713 msgstr ""
1714
1715 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1019
1716 msgid "**Buyer SAN:** The identifier for the library"
1717 msgstr ""
1718
1719 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1021
1720 msgid ""
1721 "**Quotes enabled:** [y/n] Does this vendor support sending and receiving "
1722 "quotes via EDIfact and do you want to send and receive quotes via "
1723 "EDIfact?"
1724 msgstr ""
1725
1726 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1025
1727 msgid ""
1728 "**Orders enabled:** [y/n] Does this vendor support sending and receiving "
1729 "orders via EDIfact and do you want to send and receive orders via "
1730 "EDIfact?"
1731 msgstr ""
1732
1733 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1029
1734 msgid ""
1735 "**Invoices enabled:**\\ [y/n] Does this vendor support sending and "
1736 "receiving invoices via EDIfact and do you want to send and receive "
1737 "invoices via EDIfact?"
1738 msgstr ""
1739
1740 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1033
1741 msgid "**Order file suffix:** The file suffix for order files"
1742 msgstr ""
1743
1744 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1035
1745 msgid "**Quote file suffix:** The file suffix for quote files"
1746 msgstr ""
1747
1748 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1037
1749 msgid "**Invoice file suffix:** The file suffix for invoice files"
1750 msgstr ""
1751
1752 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1039
1753 msgid "**Account number(s):** (list them all)"
1754 msgstr ""
1755
1756 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1041
1757 msgid "**Account description(s):** (the summary of what this number is for)"
1758 msgstr ""
1759
1760 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1043
1761 msgid ""
1762 "**EANs:** *Each library using EDIfact needs to specify a buyer identifier"
1763 " know as a SAN or EAN. This will fill in the :ref:`Library EANs <library-"
1764 "eans-label>` setting.*"
1765 msgstr ""
1766
1767 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1047
1768 msgid "**Library**"
1769 msgstr ""
1770
1771 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1049
1772 msgid "**EAN**"
1773 msgstr ""
1774
1775 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1061
1776 msgid ""
1777 "**MARC Order Fields or Grid Ordering:** *These values will fill in the "
1778 ":ref:`MarcFieldsToOrder` preference.*"
1779 msgstr ""
1780
1781 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1064
1782 msgid "**price:** MARC21 field that contains the item price"
1783 msgstr ""
1784
1785 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1066
1786 msgid ""
1787 "**quantity:** MARC21 field that contains the number of items for the "
1788 "given record"
1789 msgstr ""
1790
1791 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1069
1792 msgid ""
1793 "**budget\\_code:** MARC21 field that contains the Koha budget code to be "
1794 "debited"
1795 msgstr ""
1796
1797 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1072
1798 msgid ""
1799 "**discount:** MARC21 field the contains the discount as a percentage the "
1800 "the price will be discounted by"
1801 msgstr ""
1802
1803 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1075
1804 msgid "**sort2:** MARC21 field that will populate custom field sort1"
1805 msgstr ""
1806
1807 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1077
1808 msgid "**sort2:** MARC21 field that will populate custom field sort2"
1809 msgstr ""
1810
1811 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1082
1812 msgid "EDI Setup"
1813 msgstr ""
1814
1815 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1084
1816 msgid ""
1817 "Before you begin ordering using EDI you will want to take the following "
1818 "steps:"
1819 msgstr ""
1820
1821 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1087
1822 msgid ""
1823 "Ask your vendor/bookseller/jobber for :ref:`connection information <edi-"
1824 "questions-for-vendors-label>`"
1825 msgstr ""
1826
1827 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1090
1828 msgid ""
1829 "It might also be beneficial to ask for a few sample EDIFACT files from "
1830 "the vendor"
1831 msgstr ""
1832
1833 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1093
1834 msgid ""
1835 "Share with your vendor/bookseller/jobber your :ref:`library codes "
1836 "<libraries-&-groups-label>`, :ref:`item type codes <item-types-label>`, "
1837 ":ref:`fund codes <funds-label>`, and any other codes or :ref:`authorized "
1838 "values <authorized-values-label>` they might need for creating your MARC "
1839 "order records"
1840 msgstr ""
1841
1842 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1099
1843 msgid ""
1844 "Communicate with your support provider or the community about whether you"
1845 " will need a plugin based on your vendor's answers"
1846 msgstr ""
1847
1848 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1102
1849 msgid ""
1850 "For example ByWater Solutions has published plugins for specific vendors "
1851 "here: https://github.com/bywatersolutions/koha-plugin-edifact-enhanced"
1852 msgstr ""
1853
1854 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1106
1855 msgid ""
1856 ":ref:`Enter the vendor/bookseller/jobber <add-a-vendor-label>` in "
1857 "Acquisitions"
1858 msgstr ""
1859
1860 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1109
1861 msgid "Review your :ref:`Acquisitions system preferences <acquisitions-label>`"
1862 msgstr ""
1863
1864 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1111
1865 msgid ""
1866 "Be sure to fill in the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference with values "
1867 "for order files"
1868 msgstr ""
1869
1870 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1114
1871 msgid "Enter your :ref:`EDI Accounts`"
1872 msgstr ""
1873
1874 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1116
1875 msgid "Enter your :ref:`Library EANs`"
1876 msgstr ""
1877
1878 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1118
1879 msgid ""
1880 "Turn on the :ref:`EDI Cron <edi-message-processing-label>` so that it can"
1881 " process files"
1882 msgstr ""
1883
1884 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1123
1885 msgid "EDI Ordering"
1886 msgstr ""
1887
1888 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1125
1889 msgid ""
1890 "The first step in ordering using EDI happens on the book vendor's "
1891 "website. Each seller will use different language, but you will need to "
1892 "place your order on their site and then download the MARC order file. "
1893 "Some language that you might see included \"basket\", \"order\", "
1894 "\"cart\", and/or \"MARC order.\" Once you have this MARC file downloaded "
1895 "to your computer you will want to log in to Koha and continue the process"
1896 " there."
1897 msgstr ""
1898
1899 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1132
1900 msgid ""
1901 "Visit the :ref:`Stage MARC Records for Import` tool and upload your file."
1902 " Once presented with the confirmation screen proceed to Acquisitions."
1903 msgstr ""
1904
1905 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1136
1906 msgid ""
1907 "In Acquisitions :ref:`create a basket <create-a-basket-label>` for the "
1908 "vendor you ordered from. From the basket, choose to `order from a staged "
1909 "file <#orderfromstagedfile>`__ and click 'Order' next to the file you "
1910 "downloaded from your vendor and staged in Koha."
1911 msgstr ""
1912
1913 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1141
1914 msgid ""
1915 "From the confirmation screen you will see all of the data in the MARC "
1916 "file related to your order. If you are not seeing fields such as fund and"
1917 " quantity filled in then be sure to confirm that your "
1918 ":ref:`MarcFieldsToOrder` preference is set right."
1919 msgstr ""
1920
1921 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1146
1922 msgid ""
1923 "Once you have added all of the items to the basket you can click the "
1924 "'Create EDIFACT order' button."
1925 msgstr ""
1926
1927 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1149
1928 msgid "EDIFACT Order"
1929 msgstr ""
1930
1931 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1151
1932 msgid ""
1933 "This will generate a pending file in the :ref:`EDIFACT Messages <edifact-"
1934 "messages-label>` in Koha. The pending files will be processed by the "
1935 ":ref:`EDI Cron Job <edi-message-processing-label>` and sent to your "
1936 "vendor."
1937 msgstr ""
1938
1939 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1158
1940 msgid "EDI Invoicing"
1941 msgstr ""
1942
1943 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1160
1944 msgid ""
1945 "When the book vendor is done processing your files they will send an "
1946 "invoice via EDI as well. The :ref:`EDI Cron Job <edi-message-processing-"
1947 "label>` will grab invoices and mark items found in the invoice as "
1948 "received and update your funds without any need for manual intervention."
1949 msgstr ""
1950
1951 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1168
1952 msgid "EDIFACT Messages"
1953 msgstr ""
1954
1955 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1170
1956 msgid ""
1957 "A log of all messages sent and received via EDIFACT can be found under "
1958 "EDIFACT Messages."
1959 msgstr ""
1960
1961 #: ../../source/09_acquisitions.rst:1173
1962 msgid "|image1291|"
1963 msgstr ""
1964